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TaleteWeb Trasparenza e Anticorruzione
Manuale d'uso







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Indice

Indice
Per accedere all'applicazione
La home page dell'applicazione
Come gestire gli elementi di una maschera
Impostazioni generali e funzionalità trasversali
Menù CONTESTO
Fattori
Fornitori
Registrazione di un nuovo fornitore
Contratti e appalti
Report contratto
Elenco contratti
Parti interessate
Processi
Presidi
Dipartimenti
Unità operative
Centri di costo
Leggi e norme
Permessi
Gestione dei profili
Autorizzazioni dei profili
Impostazioni
Menù LEADERSHIP
Piano triennale di prevenzione della corruzione
Ruoli e responsabilità
Autorità nell'organizzazione
Menù PIANIFICAZIONE
Rischi e opportunità
Azioni per affrontare rischi e opportunità
Origine
Indagine
Interventi
Verifica efficacia
Obiettivi
Menù SUPPORTO
Persone
Registrazione di un nuovo dipendente/collaboratore
Mansioni svolte
Corsi di formazione
Infrastrutture
Registrazione di un nuovo cespite
Competenze
Formazione
Richiesta di un evento formativo
Programmazione dell'evento formativo
Registrazione dell'evento formativo
Verifica e costi
Reporting
Menù ATTIVITÀ
Adempimenti
Rilevazione degli output non conformi
Controllo degli output non conformi
Rilevazione non conformità
Gestione non conformità
Report non conformità
Chiusura non conformità
Riunioni
Gestione programmazione riunione
Registrazione riunione
Reporting delle riunioni
Menù VALUTAZIONI
Grandezze
Inserimento delle grandezze con ricalcolo manuale
Inserimento delle grandezze con ricalcolo automatico
Formule
Schede indicatore
Inserimento rapido del cruscotto aziendale mediante modello di Excel
Utilizzo del Cruscotto Aziendale nelle Aziende multi-organizzazione
Misurazione processi - progettazione
Misurazione processi - Inserimento
Audit interni - Pianificazione
Audit interni - Rapporto
Riesame di direzione
Programmazione
Dati d'ingresso
Valutazione
Analisi
Dati di uscita
Menù MIGLIORAMENTO
Azioni correttive

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Per accedere all'applicazione

Da qualsiasi browser (consigliati Firefox o Chrome) digitare l'indirizzo fornito dall'amministratore di sistema (es. www.talete.net) per accedere al sistema informatico TaleteWeb.
Per accedere all'applicazione "Trasparenza e Anticorruzione", dopo essersi autenticati (inserendo negli appositi campi username e password forniti dall'amministratore di sistema), cliccare sull'icona Image Added che viene visualizzata nell'area: Le mie applicazioni. In quest'area vengono visualizzate esclusivamente le applicazioni acquistate dall'organizzazione per le quali l'utente ha le autorizzazioni.

Argomenti correlati

  • Come effettuare il login alla piattaforma
  • Altre impostazioni generali

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Area dei menùLa home page dell'applicazione


Area di accesso rapido ai reportsArea dello scadenziario Image Added

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Come gestire gli elementi di una maschera

Riportiamo qui un esempio per utilizzare l'interfaccia grafica per gestire gli elementi e i relativi dati di una maschera del sistema informatico TaleteWeb; utilizziamo l'interfaccia dell'anagrafica Prodotti come esempio, ma le stesse istruzioni valgono in generale per tutte le maschere
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Cliccando nell'elenco a tendina "Articolo prodotto finito", è possibile ricercare l'elemento (in questo caso dell'esempio un prodotto finito) presente in anagrafica semplicemente digitando parte del nome dell'elemento che si vuole visualizzare; ad esempio cliccando "tale"
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il sistema seleziona tutti gli elementi che contengono le lettere digitate; cliccando sul nome viene visualizzata la maschera intreressata con i relativi dati:
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Possiamo anche visualizzare l'elenco degli elementi già presenti in anagrafica, cliccando da Image Added e successivamente su Image Added , ottenendo la seguente interfaccia:
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Per accedere alla maschera con i dati di un elemento basta semplicemente cliccare sul nome desiderato. Si veda anche l'Istruzione delle funzionalità trasversali: Come Gestire i Report Elenchi.
Per registrare i dati, relativi ad un nuovo elemento, cliccare sul pulsante, in questo esempio Image Added , si accede alla maschera vuota dove è possibile registrare i dati relativi a questo elemento. Completata la registrazione dei dati in nuovo elemnto o modifica elemento esistente, ricordati sempre di cliccare sul pulsante Image Added .

  • attenzione se non si clicca sul pulsante Salva le modifiche tutte le registrazione fatte andranno perse

L'utente autorizzato può eliminare un elemento semplicemente selezionandolo e cliccando sul pulsante Image Added
E' possibile registrare grandi quantità di elementi utilizzando il sistema di importazione di TaleteWeb, attraverso fogli elettronici di Excel; si veda l'istruzione delle funzionalità trasversali: Come importare i dati mediante fogli di Excel.
Sull'interfaccia standard per la gestione degli elementi di una qualsiasi maschera è presente molte volte il pulsante Image Added registro modifiche. Cliccando su questo pulsante, l'utente autorizzato, può visualizzare la cronologia di chi ha fatto cosa sulla singola maschera.
Selezionare l'utente dall'elenco a tendina, selezionare l'intervallo di date e quindi cliccare su Applica filtri
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In questo esempio l'utente selezionato nel periodo indicato non ha effettuato nessu accesso alla maschera interessata ne il lettura ne in modifica.
Questa funzionalità è indispensabile per consentire all'amministratore di sistema di controllare l'operato degli utenti e tracciare eventuali responsabili di erorri o operazioni sbagliate.

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Impostazioni generali e funzionalità trasversali

Per le configurazione e le impostazioni generali del sistema informatico TaleteWeb e per le funzionalità trasversali a tutte le applicazioni si veda il Manuale d'uso "Funzionalità trasversali e configurazioni generali"

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Menù CONTESTO

Per utilizzare tutte le funzionalità dell'applicazione è indispensabile, nella fase di configurazione iniziale del sistema, popolare le tabelle relative alle anagrafiche di base. Questa operazione può essere fatta sia caricando un elemento per volta, sia utilizzando i modelli di Excel per importare grandi quantità di dati; vedi anche l'istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel

  • Dove il contratto di fornitura lo prevede, il porting dei dati può essere effettuato mediante acquisizione informatica da altri database o mediante sistemi di comunicazione sincrona con altre piattaforme, già esistenti nell'azienda cliente, che gestiscono gerarchicamente i dati richiesti

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Fattori

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Fornitori

Per il funzionamento dell'applicazione è necessario popolare la tabella Fornitori con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei Fornitori, può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Vedi anche l'istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel
Dal menù Anagrafiche cliccando su Fornitori si accede alla seguente interfaccia:
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  1. Per selezionare un Fornitore già presente in anagrafica clicca sulla finestra a tendina Seleziona il fornitore e digita alcune lettere contenute nel nome del fornitore desiderato, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuato seleziona il fornitore. Puoi eseguire la ricerca anche digitando il codice del fornitore, se lo ricordi.
  2. Per inserire una nuovo fornitore clicca sul pulsante Nuovo fornitore.
  3. Per accedere all'elenco dei fornitori registrati in anagrafica clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco

Argomenti correlati

  • Come importare i dati mediante foglio di Excel
  • Come operare con i Report/Elenchi

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Registrazione di un nuovo fornitore

La maschera fornitori è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto alcuni dati non sono richiesti per il funzionamento dell'applicazione Sistema di gestione per la qualità.

  1. Clicca sul pulsante Nuovo fornitore
  2. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate clicca sul pulsante Salva;
  • Attenzione: se non si completa l'operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde "salvataggio effettuato"
  1. Per eliminare del tutto un fornitore clicca sul pulsante Elimina;
  • Attenzione: un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell'impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando
  1. Digita la Ragione sociale (campo obbligatorio contraddistinto con *), la partita IVA e/o il codice fiscale.
  2. Selezionare la scheda Dati anagrafici e compila i campi con i dati disponibili. Se il fornitore è un utente TaleteWeb dell'organizzazione selezionalo dall'elenco a tendina Utente TaleteWeb. I dati nelle schede Sicurezza e Attività svolte sono relativi all'applicazione SGSL e quindi non sono obbligatori.

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Contratti e appalti

La maschera consente di gestire i contratti e gli appalti. Questa maschera contiene un completo workflow di gestione delle gare ed appalti per le aziende pubbliche; un'azienda privata potrà omettere la gran parte delle informazioni; infatti, ai fini della redazione del DUVRI, è sufficiente inserire l'oggetto, gli eventuali luoghi dove si svolge, e il fornitore aggiudicatario.
Per inserire un nuovo contratto o appalto, premere il pulsante Nuovo, compilare i campi che compaiono al di sopra delle schede (l'unico campo obbligatorio è l'oggetto del contratto), quindi premere Salva le modifiche. Da questo punto in avanti si procede come per la modifica di un contratto o appalto esistente.
Per selezionare un contratto o appalto, possono essere opzionalmente utilizzati i filtri per fornitore (le due caselle di selezione permettono di cercarlo per codice o per ragione sociale), per struttura che gestisce la gara, o per struttura che gestisce il contratto. Si può selezionare un contratto o appalto tramite la casella di selezione Seleziona l'appalto; se sono stati selezionati dei filtri, compariranno solo i contratti che rispettano i filtri selezionati.
Nella parte superiore della maschera compaiono le principali informazioni che identificano il contratto o appalto:
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La prima voce permette di classificare il contratto o appalto come lavoro, servizio, fornitura o misto.
La Struttura che gestisce la gara viene selezionata da un elenco in cui compaiono solo quelle unità operative / servizi che sono state inserite nell'elenco presente su ANAGRAFICHE  Impostazioni, scheda Strutture gara.
L'Oggetto del contratto è l'unico campo obbligatorio, ed è il nome con cui viene individuato il contratto negli elenchi a tendina.
Il codice C.I.G. del contratto è obbligatorio nei contratti pubblici; questo codice viene anche riportato, prima dell'oggetto del contratto, negli elenchi a tendina che permettono di selezionare un contratto.
L'Importo a base gara e il campo di cui oneri per la sicurezza permettono di inserire l'importo totale a base di gara, e la quota di questo importo totale riservata agli oneri per la sicurezza e non soggetta a ribasso.
La Durata del contratto è indicata in mesi.
L'Aggiudicatario è un dato che viene inserito tramite la scheda C) Aggiudicazione, e che viene qui riportato in sola visualizzazione.
I restanti dati del contrato o appalto sono divisi in schede, che corrispondono a varie fasi del procedimento.

A) Dati gara

La scheda Dati gara mostra i dati del contratto o appalto noti al momento di avviare la gara.
In cima vengono riportati il numero e la data della delibera con la quale viene indetta la gara, o della lettera di invito nel caso si utilizzi una procedura semplificata.
Se il contratto riguarda l'intera azienda, non è necessario compilare la tabella che segue. Se invece il lavoro riguarda solo uno o più luoghi, si possono inserire i luoghi attraverso il pulsante Aggiungi luogo in cui si svolge l'attività del contratto. Il luogo viene individuato selezionandone un Presidio, una eventuale Unità operativa/servizio all'interno del presidio, ed un Luogo. I luoghi sono quelli che si inseriscono dalla maschera Luoghi di lavoro del menù PERICOLI; corrispondono ad una classificazione dei luoghi di lavoro per omogeneità di pericolo (es. "Corridoio"), e non ad una singola posizione all'interno di una struttura (es. "Il corridoio tra il plesso A e il plesso B").
Gli altri dati che si possono inserire tramite questa scheda sono le figure responsabili, se presenti: la struttura che gestisce l'esecuzione del contratto, il Responsabile Unico del Procedimento (RUP), il Direttore Esecutivo del Contratto (DEC), il Direttore Lavori (DL), il Referente nella gestione dell'appalto, il Delegato alla sicurezza, il Coordinatore per la Sicurezza in fase di Progettazione dei lavori, il Coordinatore per la Sicurezza in fase di Esecuzione dei lavori. I possibili nomi che compaiono nelle tendine per selezionare RUP, DEC e DL si configurano nelle rispettive schede della maschera ANAGRAFICHE  Impostazioni.
Infine, è possibile aggiungere una descrizione più estesa del contratto o eventuali note, e caricare degli allegati.
Una volta inseriti i dati della gara, è possibile preparare una notifica da inviare al servizio di prevenzione e protezione aziendale (SPPA) ai fini della redazione dell'eventuale DUVRI da allegare alla documentazione di gara. Premendo il pulsante Prepara notifica gara a SPPA viene preparata una mail di notifica, che compare nella scheda E) Notifiche. La mail riporta come oggetto "RICHIESTA REDAZIONE / INTEGRAZIONE DUVRI", riporta i valori inseriti nel corpo, e contiene come allegato un report in PDF con tutti i dati del contratto. Vengono inseriti come destinatari i referenti del SPPA (individuati tramite l'elenco che compare nella scheda Referenti contratti della maschera ANAGRAFICHE  Impostazioni) e i direttori delle strutture che gestiscono la gara e l'esecuzione del contratto (i direttori si configurano tramite la maschera ANAGRAFICHE  Unità operative, selezionato l'UO/struttura e riempiendo la tabella Direttori). Il contenuto della notifica può essere modificato o integrato secondo necessità; per l'invio, premere il pulsante Invia.

B) DUVRI

La scheda DUVRI è di competenza del SPPA, il quale può indicare se il DUVRI è stato o meno redatto, o se questo non sia obbligatorio. Se il documento è stato redatto senza utilizzare la procedura DUVRI di TaleteWeb, può essere caricato come allegato, altrimenti compare già nella tabella DUVRI GENERATO DA TALETEWEB. Il pulsante Prepara notifica DUVRI permette di generare una mail che comunica l'avvenuta redazione (o il fatto che tale documento non è necessario).

C) Aggiudicazione

La scheda Aggiudicazione permette di inserire il numero e la data della delibera di aggiudicazione, e i fornitori che si sono aggiudicati il contratto.
L'azienda aggiudicataria viene inserita premendo il pulsante Aggiungi impresa. Occorre selezionare l'azienda (da un elenco che mostra i fornitori inseriti in ANAGRAFICHE  Fornitori), la forma (azienda singola, oppure capogruppo o mandante di un'ATI), eventualmente i luoghi in cui opera (presi dall'elenco dei luoghi inseriti nella scheda Dati gara); è possibile inoltre scrive il nome del referente dell'impresa, delle sue informazioni di contatto, una descrizione dell'attività svolta e indicare se è stato fornito un POS.
La tabella degli aggiudicatari conterrà una sola riga in caso di singolo fornitore, ma permette di inserire più fornitori / aziende terze incaricate di svolgere il lavoro.
Occorre inoltre inserire l'importo di aggiudicazione, la data di inizio del contratto, e la data di fine del contratto. Se la data di fine contratto viene omessa, viene calcolata sulla base della data di inizio e della durata in mesi. Infine, sarà possibile indicare la data della eventuale proroga e allegare della documentazione.
In fondo alla scheda è presente il pulsante Prepara notifica aggiudicazione a SPPA che consente di comunicare l'avvenuta aggiudicazione.

D) Subappalti

Gli eventuali subappalti vengono inseriti tramite il pulsante Aggiungi impresa; per ciascuno è possibile inserire, oltre alle stesse informazioni previste per l'aggiudicatario, anche l'importo del subappalto e le date di inizio e fine. Se l'importo totale dei subappalti supera il 30% del valore di aggiudicazione, compare un messaggio di avviso.
Tramite il pulsante Prepara notifica subappalto/subaffidamento è possibile preparare una comunicazione a SPPA che riporta l'elenco dei subappalti.

E) Notifiche

In questa scheda compaiono le notifiche generate nelle fasi precedenti. E' possibile inoltre generare una nuova comunicazione direttamente da questa scheda.

Riepilogo allegati

Questa scheda riporta un riepilogo degli allegati inseriti nelle schede precedenti, per comodità di consultazione.

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Report contratto

Per visualizzare un report stampabile o esportabile in PDF che riporta tutti i dati del contratto, selezionare un contratto e quindi premere su REPORT  Report contratto.

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Elenco contratti

Da REPORT  Elenco contratti si accede ad un elenco tabellare dei contratti ed appalti.
Questo report permette di visualizzare un elenco di contratti, utilizzando i vari filtri a disposizione. L'elenco visualizzato può essere ulteriormente ordinato o raggruppato.
Nella maschera è presente inoltre, in fondo, un pulsante per l'esportazione in Excel della tabella, e per il caricamento di un archivio preesistente di contratti da Excel.

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Parti interessate

TODO

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Processi

L'anagrafica dei processi è molto importante in quanto è condivisa da diverse applicazioni del sistema informatico TaleteWeb seguendo la logica conforme alla norma internazionale ISO 9001:2008.
Si accede a questa applicazione dal Menù Anagrafiche, cliccando sulla voce di menu Processi.
Si accede così ad una interfaccia diversa dalle altre anagrafiche, in quanto presente sulla sinistra un navigatore e sulla destra la maschera per la registrazione dei dati e delle informazioni.
Per registrare un nuovo processo, digitiamo la Descrizione Processo, associamo un Codice e associare l'Owner (il proprietario del processo).
Possiamo categorizzare i processi assegnando un Tipo. Questa configurazione la può fare l'utente cliccando sul testo "Tipo", può caricare altre configurazioni.
Possiamo associare al processo un sistema di gestione di riferimento spuntando sulle checklist proposte.
Cliccando al termine sul pulsante Salva le modifiche, a sinistra viene generato un albero dei processi; possiamo associare ad un processo o ad un sottoprocesso una sequenza logica di attività cliccando sul pulsante + aggiungi attività.
Si redige quindi il nome dell'attività, associando un responsabile, infine si clicca il pulsante Inserisci.
Allo stesso modo possiamo inserire altre attività, come possiamo eliminare un'attività già presente cliccando sulla X (simbolo cancella) o andare a modificare un'attività precedentemente inserita. Possiamo infine associare al processo documenti correlati. Ovviamente documenti che abbiamo caricato e che gestiamo nel repositori dell'applicazione gestione documenti di TaleteWeb.
Per far ciò si clicca sul pulsante + aggiungi documento e lo si seleziona dall'elenco a tendina, cliccando sul pulsante Inserisci, per salvare l'inserimento.
Terminate le operazioni di registrazione si clicca sul pulsante Salva le modifiche sulla sinistra.
Per inserire un nuovo processo cliccare sul pulsante Nuovo processo; così come lo si può eliminare evidenziandolo e cliccando successivamente sul pulsante Elimina.
Possiamo infine aggiungere ad un processo un nuovo sottoprocesso; si seleziona il processo di riferimento (processo madre), facendolo apparire di colore azzurro, e si va a cliccare sul pulsante Nuovo Sottoprocesso.
Si visualizza subito dall'albero a sinistra lo scheda dei processi che si va a creare.
Il sotto processo si gestisce con le stesse modalità della creazione del processo.
Anche per questa anagrafica è possibile visualizzare il report elenco con tutte le informazioni inserite, e una scheda processo, singola, con tutti i dati e le informazioni riassuntive.

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Presidi

La maschera Presidi consente di gestire i presidi. Per inserire un nuovo presidio cliccare sul pulsante Nuovo presidio; per modificare un presidio esistente, selezionarlo dalla casella di selezione Seleziona il presidio. Si può vedere l'elenco dei presidi già inseriti anche attraverso il report Elenco presidi. Image Added
Per inserire un presidio, occorre indicare il nome del presidio e dagli elenchi a tendina sottostanti ricercare e selezionare le risorse assegnate alle funzioni organizzative e riempire quindi tutti i campi, ricordando che le medesime risorse possono essere assegnate a più funzioni organizzative; una volta inserito il tutto, si deve cliccare sempre sul pulsante Salva le modifiche per non perdere i dati inseriti e rendere valide le informazioni registrate.
L'operazione di caricamento dei presidi può essere effettuata in maniera massima tramite l'importazione da Excel. Entrando nel report Elenco presidi, nel riquadro Importazione, cliccando su Scarica il modello per l'importazione si scarica il formato Excel da usare per l'importazione dei dati. Salvare il modello sul proprio computer, aprirlo in Excel, compilarlo, quindi salvarlo sul proprio computer. A questo putno per esffettuare l'importazione è sufficiente premere Sfoglia, selezionarlo dal proprio computer, quindi premere Importa.

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Dipartimenti

Per inserire un nuovo dipartimento, cliccare sul tasto Nuovo dipartimento; per selezionare un dipartimento già esistente, per esempio per apportare delle modifiche, selezionarlo dalla casella di selezione Seleziona il dipartimento.
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Oltre al nome del dipartimento, la maschera permette di associare le funzioni organizzative corrispondenti al Direttore del dipartimento, Referente dell'area dipartimentale, Referente qualita, Referente rischio clinico e Referente sicurezza. Alle funzioni organizzattive vengono associati i rispettivi responsabili.
La stessa operazione può essere fatta anche attraverso l'importazione da Excel. Il Report Elenco dipartimenti permette infatti di scaricare il modello Excel da compilare e caricare.

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Unità operative

Tramite la maschera Unità operative è possibile configurare le articolazioni organizzative (strutture complesse e/o semplici).
Per selezionare una unità operativa già presente in anagrafica, selezionarla dalla casella Seleziona l'U.O. Digitando alcune lettere contenute nel nome dell'unità desiderata, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuata selezionare l'unità desiderata. Per inserire una nuova unità operativa cliccare sul pulsante Nuova unità operativa.
L'unità operativa ha un nome ed un presidio e dipartimento di appartenenza. La maschera permette di associare le funzioni organizzative corrispondenti alle figure apicali: direttore o responsabile, coordinatore, referenti qualità medico e infermiere, referente rischi clinico, referente sicurezza.
Per accedere all'elenco delle Unità operative registrate cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco unità operative. Dall'elenco delle unità operative si può anche utilizzare la funzionalità di importazione /esportazione da Excel, scaricando l'apposito modello e caricandolo compilato per importare rapidamente i dati.

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Centri di costo

Gli utenti master autorizzati, in sede di configurazione iniziale o manutenzione delle anagrafiche in seguito a modifiche, possono caricare l'anagrafica dei Centri di costo in modalità manuale o attraverso modelli di Excel.
Vediamo come caricare i Centri di costo in modo manuale: dal menù Anagrafiche cliccare su Centri di costo:
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Selezionare dall'elenco a tendina un centro di costo già esistente per modificarlo, oppure cliccare su Nuovo centro per registrarne uno nuovo.
Clicchiamo su Nuovo centro; si apre la seguente interfaccia:
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Digitare Codice e Nome del centro, il Tipo selezionandolo dall'elenco a tendina, il genere e quindi per validare i dati cliccare sul pulsante Salva le modifiche

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  • Come gestire gli elementi di una maschera
  • Come importare i dati mediante foglio di Excel
  • Come operare con i Report/Elenco

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Leggi e norme

L'applicazione consente di gestire tutti i documenti di origine esterna ed in modo particolare le norme e le leggi. La funzionalità risulta molto efficace in quanto consente la condivisione e la comunicazione interna di modifiche e cambiamenti al quadro normativo legislativo applicabile al sistema di gestione.
Dal menù Documenti seleziona Norme; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Clicca sull'elenco Seleziona la norma per visualizzare una norma già inserita ed eventualmente modificarne i dati; clicca su Nuova norma per inserirne una nuova:
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Digita negli appositi campo il Nome norma o documento di origine esterna e una Descrizione sintetica della norma o documento di origine esterna. Dagli elenchi a tendina indica l'Origine, lo Stato, la Data di inizio validità. Inserisci nel campo Sito, l'URL (indirizzo internet) del sito che pubblica la norma (basta fare copia e incolla dell'indirizzo visualizzato sulla barra del browser) il sistema lo prende come link e consente agli utenti un accesso rapido al sito governativo o dell'Ente che pubblica la norma. Volendo puoi allegare il file fisico utilizzando il controllo per eseguire il download di un documento.
Cliccando sul pulsante Image Added e quindi su Report Norme/leggi accedi al Report elenco dei documenti di origine esterna:
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Spunta la casella mostra tutte le norme per visualizzare tutte le norme (comprese quelle importate da libreria); clicca sul Link per accedere al sito che pubblica la norma oppure su Download per scaricare il file fisico se caricato

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Permessi

Gli utenti devono essere autorizzati per accedere alle singole maschere dell'applicazione. I permessi possono essere dati, dall'amministratore di sistema, anche attraverso le configurazioni generali e in modo trasversale a più applicazioni utilizzate dall'organizzazione (si consulti a tale riguardo il Manuale d'uso Funzionalità trasversali e configurazioni generali). I permessi possono essere dati anche direttamente dalla singola applicazione dalle funzioni che hanno il permesso dall'amministratore del sistema per eseguire queste configurazioni.
Dal menù Anagrafiche clicca su Permessi;
Selezionare l'utente Image Added
Dal menù a tendina Utente selezionare l'utente interessato; viene visualizzata una struttura ad albero dove i nodi corrispondono alle singole voci del menù dell'applicazione. Espandere il nodo interessato fino alle singole maschere e quindi spuntare il quadratino corrispondente alla maschera per la quale si vuole dare all'utente selezionato il permesso di accesso.
Spunta per selezionareClicca per espandere Image Added
E' possibile che l'utente sia associato ad un profilo al quale sono stati già assegnati dei permessi; se si vogliono evidenziare i permessi ereditati dai profili spuntare il quadratino come mostrato nella figura seguente (si veda l'istruzione Autorizzazioni profili).
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Gestione dei profili

I profili nel sistema informatico TaleteWeb vengono utilizzati per assegnare autorizzazioni e permessi a gruppi omogenei di utenti velocizzando quindi notevolmente il processo autorizzativo in strutture molto complesse con un numero consistente di utenti.
Dalla home page dell'applicazione cliccare sull'icona Altre impostazioni Image Added ; dal menù IMPOSTAZIONI selezionare Profili;
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Cliccare sul pulsante Nuovo per creare un nuovo profilo, oppure dalla finestra a tendina selezionare un profilo già esistente per modificarlo; se si vuole visualizzare l'elenco dei profili caricati cliccare su Report e quindi su Elenco.
Nella casella di testo Nome digitare il nome del profilo desiderato (ad es. infermieri) e quindi cliccare sul pulsante Salva. Attenzione i profili non necessariamente corrispondono alle mansioni o alle qualifiche e vengono utilizzati solo per creare gruppi omogenei di utenti con medesimi permessi.
Per aggiungere utenti ai profili si può procedere manualmente: cliccare sul simbolo Image Added ; selezionare l'utente interessato e quindi cliccare su Inserisci.
E' possibile aggiungere utenti ad un profilo utilizzando un modello di Excel per l'importazione rapida: dal menù Report cliccare su Elenco; alla fine dell'elenco è riportato il controllo seguente per l'esportazione/importazione rapida di dati mediante foglio di Excel. Si veda a tale proposito l'istruzione trasversale: Come importare i dati mediante foglio di Excel.
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Autorizzazioni dei profili

E' possibile a questo punto dare i medesimi permessi a tutti gli utenti associati ad un profilo velocizzando notevolmente l'operazione.
Dalla maschera iniziale del menù Permessi clicca la scheda Autorizzazione Profili; ripetere le stesse operazioni dell'istruzione Autorizzazioni utenti.

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Impostazioni

Il menù Impostazioni si compone di diverse schede essenziali per le configurazioni e impostazioni generali dell'applicazione: Dal menù Contesto selezionare Impostazioni.

Scheda Dati aziendali

Seleziona la scheda Dati aziendali:
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Inserisci i dati anagrafici dell'azienda; i dati saranno utilizzati per formattare i diversi Report generati dall'applicazione; se si utilizzano altre applicazioni questi dati saranno condivisi.

Scheda Dati di ingresso

Attraverso questa scheda puoi impostare l'elenco dei dati d'ingresso per il riesame della direzione e il PIMO
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Puoi inserire i dati d'ingresso manualmente; clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome di un elemento d'ingresso e quindi clicca su Inserisci per validare il dato. Puoi inserire in maniera massiva i dati d'ingresso mediante modello di Excel. Clicca su Scarica il modello per l'importazione, salvalo sul tuo computer (consigliato sul desk top). Inserisci tutti i dati e quindi clicca su Sfoglia ricerca il file selezionalo e clicca su Importa. Puoi esportare l'elenco dati d'ingresso in vari formati; clicca sulle icone del formato in cui vuoi esportare l'elenco.

Scheda Dati di uscita

Attraverso questa scheda puoi impostare l'elenco dei dati di uscita dal riesame della direzione; le modalità solo le stesse dei dati d'ingresso.

Scheda Categoria documenti

Questa scheda ti consente di configurare una categorizzazione per archiviare i documenti; le modalità di inserimento delle categorie dei documenti sono le stesse di quelle viste per le schede precedenti.

Scheda referenti non conformità

Attraverso questa scheda puoi configurare i referenti non conformità ossia i lavoratori ai quali vengono inviate automaticamente le notifiche di rilevazioni non conformità. Clicca su Inserisci nuovo lavoratore, seleziona dall'elenco il lavoratore e quindi clicca su Inserisci

Scheda referenti qualità

Attraverso questa scheda vengono configurati i referenti qualità che hanno accesso a tutti i dati del sistema qualità; Clicca su Inserisci nuovo lavoratore, seleziona dall'elenco il lavoratore e quindi clicca su Inserisci

Scheda Importa elenchi

Questa scheda consente di configurare molte sotto-anagrafiche aperte, delle diverse procedure, attraverso contenuti standard configurati dai consulenti analisti del sistema TaleteWeb; queste librerie vengono aggiornate continuamente. L'organizzazione può importare i contenuti suggeriti e modificarli e/o integrarli.
Le sotto-anagrafiche aperte sono i contenuti degli elenchi a tendina presenti in molte maschere configurabili direttamente dagli utenti
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Dall'elenco a tendina Elenchi di nomi importabili dalla libreria seleziona la sotto-anagrafica interessata e quindi clicca sul pulsante Importa l'elenco selezionato
Ad esempio supponiamo si voglia popolare l'elenco dei Tipi di reclamo:
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Seleziona l'elemento e clicca Importa l'elenco selezionato; nella maschera Reclami l'elenco Tipologia reclamo risulterà popolato con gli elementi di libreria
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Cliccando sull'etichetta Tipologia reclamo puoi modificare o integrare l'elenco

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Menù LEADERSHIP

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Piano triennale di prevenzione della corruzione

In questa maschera è possibile gestire la documentazione che illustra la politica per la qualità ("Manuale della Qualità").

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Ruoli e responsabilità

Dal menù LEADERSHIP, cliccando sulla voce Ruoli e responsabilità, si accede alla maschera che ci consente di inserire una nuova funzione o ricercare per modificare una funzione organizzativa già registrata.
Per inserire una nuova funzione organizzativa, l'utente autorizzato, clicca sul pulsante Nuova e si apre la maschera, divisa in più schede. Non tutti i campi sono obbligatori, per alcune applicazioni occorrerà registrare solo il Nome della funzione e associare ad associare un Responsabile alla funzione.
Una volta salvata la modifica o l'inserimento apportato con il tasto Salva le modifiche, si può ora e solo dopo il salvataggio avvenuto, associare una risorsa responsabile alla funzione inserita cliccando sul pulsante + della dicitura Inserisci nuovo responsabile; questa tendina ci consente di selezionare la risorsa dall'anagrafica dei lavoratori.
È molto importante registrare la data di decorrenza dell'assegnazione della risorsa a responsabile di quella funzione organizzativa (nel campo dal). Vedremo che queste informazioni sono fondamentali per associare tutte le attività fatte dal Responsabile della funzione dalla data di decorrenza, sarà altresì importante definire la data di cessazione della risorsa dalla funzione organizzativa in questione (nel campo al). Si clicca quindi, inseriti tutti i campi, nel pulsante Inserisci.
Il sistema da questo momento, per tutte le applicazioni, che condivideranno queste informazioni, associerà quel responsabile (e solo quello inserito) di quella funzione organizzativa alla risorsa.
Altre informazioni che possiamo registrare nella maschera sono le indicazioni sul tipo di funzione, selezionare dall'elenco a tendina il titolo di studio rischiesto per la funzione, eventuali specializzazioni, l'inquadramento contrattuale previsto, una breve descizione delle esperienze lavorative richieste e una breve descrizione complessiva della funzione. Queste informazioni aggiuntive sono molto utili ma non indispensabili.
Possiamo anche in questa maschera allegare dei file, per documenti esplicativi della stessa.
Cliccare sempre, finita la compilazione sul pulsante Salva le modifiche. Per eliminare invece una funzione organizzativa già esistente basta selezionarla e cliccare sul pulsante Elimina.
È possibile inoltre, come per le altre anagrafiche, visualizzare un report in forma tabellare, cliccando il pulsante Report e successivamente su Elenco funzioni. Anche in questo caso è possibile effettuare il popolamento dell'anagrafica attraverso un modello per l'importazione fatto con un file Excel.

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Autorità nell'organizzazione

Questa maschera permette di comporre l'organigramma aziendale.

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Menù PIANIFICAZIONE

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Rischi e o
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pportunità

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Azioni per affrontare rischi e opportunità

Per accedere alla procedura per la gestione delle azioni si accede dal menù PIANIFICAZIONE, cliccando sul sottomenù Azioni. Questa maschera consente di inserire una nuova azione (tasto Nuova) o di selezionarne una già esistente cercandola dall'elenco a tendina.
Andando a creare una nuova azione, il sistema assegna in automatico il numero progressivo (identificativo univoco); i campi da compilare sono:

  1. la spunta iniziale se si tratta di azione correttiva o preventiva / di miglioramento
  2. assegnare all'azione il Sistema di gestione di riferimento

La gestione di un azione correttiva o preventiva segue un flusso logico che parte dalla definizione dell'origine dell'azione (prima scheda) quindi della definizione della richiesta di azione, l'indagine, la gestione degli interventi, le verifiche di efficacia e la gestione dei costi delle azioni ed infine nell'ultima scheda Notifiche si avrà la condivisione, pubblicazione e comunicazione.

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Origine

Ci soffermiamo alla registrazione della prima scheda (Origine);
si andrà a specificare la funzione organizzativa richiedente, la data di richiesta di azione. Si ricorda che tutte le date seguono la logica temporale del workflow, pertanto sarà poi possibile, in sede di cruscotto direzionale, monitorare il tempo intercorso, ad esempio, tra una richiesta e la verifica finale dell'efficacia della stessa.
Andiamo quindi ad inserire, laddove la richiesta non è generata in automatico da altra funzionalità o applicazione l'origine della richiesta (da quale processo ha origine la richiesta); laddove i processi sono gestiti con applicazioni o funzionalità del sistema informatico TaleteWeb, queste informazioni relative all'origine, vengono riportate in automatico, unitamente al n. riferimento.
Occorre in ogni caso registrare eventuali riferimenti esterni, laddove la richiesta ha origine da un riferimento esterno e la relativa data.
Nel campo testuale della Descrizione va riportato la descrizione della richiesta di azione correttiva, cercando di dettagliare bene la richiesta e l'origine della stessa.
Anche in questo caso laddove la richiesta è generata da altra applicazione, nel campo descrizione ritroveremo di default quanto specificato nell'applicazione di origine e si può integrare le informazioni.
Completate le registrazioni occorre salvarle cliccando il tasto Salva e a questo punto si attivano le altre schede del procedimento di gestione dell'azione.

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Indagine

Il sistema informatico TaleteWeb consente di registrare l'esito dell'indagine delle cause profonde del problema dell'evento della non conformità che ha originato la richiesta di azione.
Andiamo a riportare gli esiti e le evidenze delle azioni, effettuata con metodologia esterna all'applicazione; quindi riporteremo un sunto finale conclusivo dell'indagine sulle cause, la funzione organizzativa del gruppo di indagine o del nucleo costituito per l'indagine e abbiamo la possibilità di upload are e quindi allegare al folder elettronico dell'indagine tutti i documenti di qualsiasi tipo, si ritengano necessari per poter corredare l'indagine di opportune evidenze. Allo stesso modo possiamo correlare all'indagine, quindi richiamare dei documenti già presenti nella piattaforma documentale di taleteweb, cliccando sul simbolo Image Added e andando a correlare attraverso la ricerca il documento richiesto. Alla fine delle registrazioni, per renderle valide cliccare sul pulsante Image Added .

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Interventi

Il sistema informatico TaleteWeb consente di gestire gli interventi correttivi o preventivi.
Schede
SchedeChek BoxElenchi a Tendina Image Added
Si clicca quindi sulla scheda Interventi e si accede all'interfaccia che consente di programmare n. interventi associati alla medesima azione, verificarne l'attuazione, gestire l'alert.
Per programmare un intervento si accede alla scheda Proposta, si descriverà in maniera dettagliata l'intervento, quindi si selezionerà dall'elenco a tendina la funzione organizzativa responsabile della decisione e la data in cui è stata assunta la decisione; si definirà la funzione organizzativa responsabile di attuare l'intervento deciso e si definirà da data entro la quale l'intervento deve essere attuato. Se l'intervento richiede un'attività formativa o di addestramento è possibile correlare ed associare all'intervento correttivo o preventivo direttamente una richiesta di evento formativo spuntando la relativa casella. Al salvataggio il sistema genera automaticamente una richiesta di intervento. Per rendere effettive le registrazioni si clicca sul pulsante Image Added .
Allo stesso modo è possibile creare un nuovo intervento a fronte delle nostra azione cliccando sul pulsante Image Added . Chiaramente è possibile notificare a tutte le funzioni organizzative interessate la programmazione dell'intervento attraverso la procedura Notifiche del sistema informatico.
Dal pulsante Image Added è possibile generare il PDF con tutte le informazioni relative all'azione.

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Verifica efficacia

Una volta completata l'attuazione di tutti gli interventi e verificati gli stessi con esito positivo la funzione organizzativa incaricata può procedere alla verifica dell'efficacia conclusiva dell'azione e alla registrazione dei costi sostenuti per l'azione correttiva o preventiva.
Il sistema consente di effettuare la verifica dell'efficacia solo per gli interventi attuati con esito positivo.
Barra Dei Menù
SchedeElenco a tendina Image Added
Dal menù si accede a questa schermata tramite la gestione REATTIVA, si selezionerà dall'elenco a tendina, un azione da analizzare e successivamente ci si posiziona alla quarta scheda "Verifiche e costo".
Si spunterà la casella Image Added , si registrerà al data effettiva della verifica dell'efficacia, si inserisce il responsabile della verifica, l'esito e si riporteranno tutte le evidenze necessarie a fornire dimostrazioni, riscontri e quant'altro, nell'apposito riguardo.
Infine c'è l'opzione di registrare i costi resisi necessari; se inseriti, il sistema provvederà ad elaborare i dati ed inviarli al cruscotto direzionale per monitorare i relativi indicatori.
Image Added
Al completamento, cliccando sul pulsante Image Added si rendono effettive le modifiche apportate.
È possibile generare il PDF, con tutte le informazioni, dal Image Added ed è possibile sempre notificare a persone e funzioni interessate, tramite la scheda Notifiche.
Si comprende che, in realtà molto complesse, un sistema informatico del genere possa aiutare notevolmente nel tenere sotto controllo e monitorare tutti gli eventi, interventi programmati, con un processo decisionale arrivando alla dematerializzazione di tutte le carte e moduli. Come altresì è importante avere sotto controllo la comunicazione interna da poter rintracciare in qualsiasi momento.

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Obiettivi

Uno o più Indicatori vengono utilizzati per misurare quantitativamente il raggiungimento di un determinato Obiettivo. Vediamo come inserire manualmente un Obiettivo e associare allo stesso uno o più indicatori.
Dal menù PIANIFICAZIONE seleziona Obiettivi; viene visualizzata la seguente maschera:
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Per visualizzare un Obiettivo già inserito clicca sull'elenco Seleziona l'obiettivo e attiva la ricerca digitando parti del nome. Per generare un nuovo obiettivo clicca sul pulsante Nuovo; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Assegna un nome all'obiettivo (il campo Nome è obbligatorio) un eventuale codice e quindi riporta selezionandoli dai rispettivi elenchi a tendina:

  1. IL Sistema di gestione di riferimento
  2. Il Responsabile del risultato
  3. Il Processo

Alla fine clicca sul pulsante Salva per validare i dati; si attivano le altre schede. Attivando la scheda Indicatori si visualizzano gli indicatori già associati all'obiettivo. Per aggiungere altri indicatori all'obiettivo clicca sulla scheda Aggiunta Indicatori:
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Seleziona dall'elenco Formule quella che sottende all'indicatore desiderato e quindi clicca sul pulsante Ricalcola formule disponibili
Image Added
In funzione della formula scelta e della tipologia delle grandezze il sistema propone tutte le possibili combinazioni per l'istanza indicatore; individuata quella desiderata clicca su Aggiungi
A questo punto nella scheda Indicatori viene visualizzato l'indicatore aggiunto:
Image Added
Cliccando su modifica viene visualizzata l'interfaccia che consente di apportare modifiche e integrare i valori dell'obiettivo:
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E' possibile assegnare una tolleranza la valore soglia, indicare un valore standard di riferimento, spuntare la casella per eseguire il calcolo in percentuale, indicare il mese attuale (generalmente mese di consuntivo) rispetto al quale il sistema esegue i calcoli, indicare l'inizio, la fine e la frequenza del monitoraggio. Alla fine per validare i dati clicca su Salva
Cliccando su Scheda viene generato il report Modulo scheda indicatore riportante tutte le informazioni dell'istanza (si veda anche Come gestire un report)
Il sistema consente di impostare il mese di Actual in modo complessivo in modo che tutti gli indicatori di tutti gli obiettivi sono ricalcolati con i dati disponibili a quel mese. Dalla maschera iniziale nella sezione Mese di actual seleziona il Mese e quindi clicca su Imposta
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Report

Il sistema mette a disposizione un sistema di reporting molto efficace. Dalla machera iniziale del menù Obiettivi clicca sul pulsante Image Added e quindi su Risultati; viene visualizzata le seguente interfaccia
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Applica i filtri desiderati e clicca sul pulsante Visualizza; nell'esempio che segue applichiamo un unico filtro relativo ad uno specifico indicatore; viene visualizzato il seguente report elenco:
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Cliccando su grafici si visualizza il grafico corrispondente:
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Spuntando su Grafico storico si ottiene il grafico con l'andamento negli anni dell'indicatore
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Cliccando su Tachimetro si ottiene una visualizzazione con grafico a tachimetro (funziona solo per le formule che esprimono una variazione percentuale del tipo X-Y/Z)
Cliccando sul pulsante Image Added e quindi su Risultati mensilizzati, filtrando l'obiettivo e cliccando su Visualizza viene generato un report elenco con i valori mensilizzati degli indicatori associati a quell'obiettivo.
Cliccando sul pulsante Image Added e quindi su Visualizza grafici obiettivo si attiva un'interfaccia che consente di selezionare obiettivi ed indicatori e visualizzarne i grafici già visti in precedenza.
Se invece si seleziona nella maschera iniziale un obiettivo dall'elenco Image Added si attiva ed è possibile selezionare il sottomenù Schede indicatori. Cliccandoci puoi visualizzare le Schede di tutti gli indicatori che associati a quell'obiettivo

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Menù SUPPORTO

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Persone

Per il funzionamento dell'applicazione è necessario popolare la tabella dipendenti e collaboratori con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei dipendenti/collaboratori, può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Vedi anche l'istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel
Dal menù SUPPORTO cliccando su Persone si accede alla seguente maschera:
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  1. Per selezionare un dipendente/collaboratore già presente in anagrafica cliccare sulla finestra a tendina Seleziona il lavoratore e digitare alcune lettere contenute nel cognome-nome della risorsa desiderata, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuata selezionare il dipendente/collaboratore.
  2. Per inserire una nuovo dipendente/collaboratore cliccare sul pulsante Nuovo lavoratore
  3. Per accedere all'elenco dei dipendenti/collaboratori registrati in anagrafica cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco lavoratori

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Registrazione di un nuovo dipendente/collaboratore

La maschera dipendenti/collaboratori è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto la maggior parte dei dati non sono richiesti per il funzionamento dell'applicazione Rischio Clinico.

  1. Cliccare sul pulsante Nuovo lavoratore
  2. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate cliccare sul pulsante Salva le modifiche; attenzione se non si completa l'operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde "salvataggio effettuato"
  3. Per eliminare del tutto un dipendente/collaboratore cliccare sul pulsante Elimina; attenzione un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell'impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando

Digitare nell'apposito campo il cognome ed il nome e la data di nascita del dipendente/collaboratore

  1. Nella scheda Dati anagrafici digitare il numero di matricola e l'indirizzo e-mail se disponibile
  2. Selezionare dalle apposite finestre a tendina l'Utente TaleteWeb associato al dipendente collaboratore e l'unità operativa di appartenenza. Tutti gli altri campi della maschera non sono necessari

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Mansioni svolte

Dalla maschera Lavoratori è possibile visualizzare e gestire le mansioni svolte dal lavoratore.
La tabella mostra le mansioni svolte dal lavoratore, con relative date di inizio e fine, e l'eventuale indicazione del luogo di lavoro. Nel caso di limitazioni allo svolgimento della mansione, determinate ad esempio.
Si può aggiungere una mansione compilando i campi che compaiono dopo la tabella e premendo Salva. Mansione, Luogo e attività escluse sono collegati a cascata: selezionando una mansione, compaiono i luoghi in cui si svolge la mansione, e le attività previste per la mansione (con la possibilità di selezionare quelle escluse).

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Corsi di formazione

Direttamente dalla maschera Lavoratori è anche possibile inserire e visualizzare i corsi di formazione effettuati.
Nella tabella compaiono sia gli eventi formativi a cui ha partecipato il lavoratore, sia l'eventuale formazione pregressa, per la quale non viene memorizzato un evento formativo ma solo la tipologia di corso e la data.
L'inserimento di un nuovo corso si effettua premendo Inserisci nuovo evento formativo pregresso. È sufficiente specificare il tipo di corso, la data, i crediti e le altre informazioni, e premere Inserisci.

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Infrastrutture

Per il funzionamento dell'applicazione è necessario popolare la tabella Macchine con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei cespiti (macchinari, attrezzature, apparecchiature, impianti, strumenti di misura ecc.), può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Vedi anche l'istruzione Come importare i dati mediante fogli di Excel
Dal menù SUPPORTO cliccando su Infrastrutture si accede alla seguente maschera:
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  1. Per selezionare un cespite presente in anagrafica clicca sulla finestra a tendina Seleziona macchina o attrezzatura e digita alcune lettere contenute nel nome del cespite desiderato, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuato seleziona il cespite. Puoi eseguire la ricerca anche digitando il codice del cespite, se lo ricordi.
  2. Per inserire una nuovo cespite clicca sul pulsante Nuova macchina.
  3. Per accedere all'elenco dei cespiti registrati in anagrafica clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco

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Registrazione di un nuovo cespite

La maschera Infrastrutture è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto alcuni dati non sono richiesti per il funzionamento dell'applicazione Sistema di gestione per la qualità.

  1. Clicca sul pulsante Nuova macchina
  2. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate clicca sul pulsante Salva le modifiche;
  • Attenzione: se non si completa l'operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde "salvataggio effettuato"
  1. Per eliminare del tutto un cespite clicca sul pulsante Elimina;
  • Attenzione: un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell'impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando
  1. Digita il nome del cespite nel campo Descrizione e clicca sul pulsante Image Added .
  2. Nella scheda Generale, registra tutti i dati del cespite disponibili, in particolare puoi caricare attraverso il controllo per l'upload dei file tutti i documenti riguardanti il cespite quali manuali d'uso, contratto di manutenzione, istruzioni di manutenzione, attestati di collaudo ecc., al fine di renderli immediatamente rintracciabili e disponibili a tutto il personale interessato; vedi anche l'istruzione Come eseguire l'upload e il download di un file
  3. Le schede Costo orario e Componenti servono prevalentemente per altre applicazioni.
  4. La scheda Contratti di manutenzione è utilizzata per registrare tutti i contratti di manutenzione in essere per il cespite; seleziona la scheda Contratti di manutenzione clicca sul simbolo Image Added , compila quindi i campi e alla fine clicca sul pulsante Inserisci; ripeti l'operazione per altri contratti

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Competenze

TODO

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Formazione

Questa procedura consente la gestione completa di un evento formativo attraverso un flusso logico articolato nelle seguenti fasi:

  • Gestione delle richieste di eventi formativi
  • Programmazione dell'evento
  • Registrazione dell'evento
  • Verifica efficacia e costi dell'evento formativo
  • Notifiche (Comunicazione e condivisione)

Questa procedura fa ampio ricorso al sistema di importazione/esportazione mediante modelli di Excel; è generalmente questo il sistema più semplice per dialogare e condivider informazioni con altre applicazioni/piattaforma.
Non è obbligatorio seguire tutto il flusso logico rappresentato; per alcuni eventi possono essere gestite solo alcune fasi (per esempio solo la Registrazione dell'evento).
La procedura genera in automatico, per ogni fase, report e comunicazioni agli utenti interessati.

Accesso alla maschera e dati generali dell'evento

Per accedere alla maschera dal menù Formazione seleziona Eventi formativi; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Puoi selezionare un evento già inserito; per facilitarti il compito della ricerca puoi applicare un filtro modalità, oppure la tipologia di corso cui l'evento è stato associato, l'esercizio; nell'elenco Seleziona l'attività formativa verranno visualizzati solo gli eventi coerenti con i filtri applicati.
Se si vuole gestire un nuovo evento clicca sul pulsante Nuovo; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Il sistema assegna ad ogni evento un numero di protocollo progressivo su base annua; puoi associare all'evento alcune informazioni di carattere generale:

  1. L'eventuale corso di formazione obbligatorio cui l'evento è associato selezionandolo dal relativo elenco a tendina
  2. La modalità (interna – esterna)
  3. L'area di competenza (per la configurazione si veda il menù Impostazioni)
  4. La metodologia (per la configurazione si veda il menù Impostazioni)
  5. Il Sistema di gestione cui l'evento è collegato
  6. Image Added La data inizio e la data fine

Per validare i dati e attivare le schede di gestione clicca sul pulsante ; il sistema si posiziona di default sulla prima scheda Richiesta.

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Richiesta di un evento formativo

Questa fase consente a tutte le funzioni autorizzate, che hanno accesso alla maschera, di poter generare una richiesta di evento formativo, in base a determinati fabbisogni, e indirizzarla automaticamente notificandola alla funzione responsabile dell'autorizzazione.
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Il richiedente individua la propria funzione nell'elenco Emesso da, indica la data della richiesta, in modo sintetico l'argomento/titolo dell'evento; dagli elenchi a tendina seleziona i valori che originano la richiesta e quindi inserisce un periodo proposto, una durata indicativa in ore e il periodo presunto in cui sarò possibile verificare l'efficacia dell'evento in rapporto alle esigenze/fabbisogni.
E' possibile inserire i lavoratori, cliccando su Image Added , a cui è rivolto l'evento sia indicandoli singolarmente che indicando un numero per ogni qualifica coinvolta (ad esempio Qualifica: infermieri; N° discenti: 10); per validare ogni inserimento clicca sul pulsante Inserisci
Allo stesso modo il richiedente può indicare i docenti/istruttori, cliccando su Image Added ; anche in questo caso per validare gli inserimenti clicca su Inserisci
Completata la registrazione della richiesta il richiedente clicca sul pulsante Image Added e quindi sul pulsante Image Added posizionato in fondo alla maschera. Il sistema crea un messaggio di notifica a cui allega il modulo richiesta generato in pdf. Si veda la funzionalità trasversale Come gestirle le notifiche e i messaggi
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La funzione approvante, ricevuta la notifica con la richiesta, può accedere alla maschera anche direttamente attraverso il link posto sul messaggio di posta elettronica. Registrerà negli appositi campi l'esito, spuntando le check box, e nel caso di diniego indicherà le motivazioni; quindi dall'elenco a tendina seleziona la propria funzione e firma digitando la propria username e la propria password. Accedendo alla scheda Notifiche può comunicare al richiedente l'esito del processo di approvazione.

  • Attenzione nell'elenco Funzione compaio sole quelle configurate con la matrice di responsabilità che hanno i poteri di approvare o respingere le richieste (ad esempio direzione sanitaria ecc.)

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Programmazione dell'evento formativo

Questa seconda fase si attiva nel momento in cui la richiesta è stata approvata o anche indipendentemente da una richiesta per gli eventi pianificati. Il responsabile della programmazione generalmente è un addetto dell'ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento o il responsabile della richiesta.
Il responsabile della programmazione accede alla maschera selezionando la scheda Programmazione: la maschera è molto articolata ed organizzata in sezioni:

Informazioni generali dell'evento

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Il titolo del programma viene ripreso in automatico, ma è possibile modificarlo; indicare l'abstract del programma, che comparirà sull'attestata di partecipazione all'evento, il Luogo e l'Organizzatore.

Inserimento moduli

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Il responsabile della programmazione può quindi inserire i moduli in cui è articolato l'evento; clicca su Aggiungi modulo
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Inserisci le informazioni programmatiche per ogni singolo modulo e alla fine clicca su Inserisci per validare; dopo aver inserito tutti i moduli il sistema aggiorna la durata complessiva e la data di inizio e fine

Inserimento discenti programmati

Per inserire i discenti programmati è possibile proseguire in vari modi:
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  1. Se i singoli discenti sono stati inseriti già nella scheda richiesta si possono recuperare semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupero discenti;
  2. Si possono inserire singolarmente (opzione consigliata se non è stata gestita la richiesta e i discenti sono pochi); clicca su Aggiungi discente dall'elenco a tendina Interna (anagrafica) ricerca e seleziona il partecipante interno all'organizzazione, quindi clicca su Inserisci; ripeti se necessario l'operazione anche per l'elenco Esterna (anagrafica) che viene configurata dal menù Anagrafiche Altri partecipanti, per i partecipanti esterni all'organizzazione
  3. Si possono caricare in maniera massiva i discenti programmati utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente.

Il pulsante Genera del controllo Convocazione e il link Convocazione che viene visualizzato a fianco di ogni discente programmato serve solo per generare le convocazioni ai corsi generali sulla sicurezza per i quali è indispensabile l'evidenza della convocazione fatta conforme alla normativa.

Inserimento docenti/istruttori e altre informazioni

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Per caricare i docenti /istruttori in modo nominativo, soprattutto in sanità dove anche ai docenti vengono riconosciuti crediti ECM, clicca su Aggiungi si apre l'interfaccia che ti permette di selezionare il docente interno o indicare il docente esterno , indicare il modulo in cui il docente è coinvolto, in sanità indicare i crediti riconosciuti al docente (se il docente è interno il dato viene utilizzato per contabilizzare i crediti conseguiti dal lavoratore e riportarli nel dossier formativo) e quindi clicca su Inserisci per validare il dato.
Riporta infine:

  1. Il responsabile della programmazione selezionandolo dall'elenco Funzione (questo dato sarà ripreso nell'attestato di partecipazione;
  2. La modalità prevista per la verifica dell'apprendimento selezionandola dall'elenco corrispondente;
  3. N° crediti previsti/assegnati all'evento
  4. Data programmata per la verifica dell'efficacia
  • Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Image Added

Costi Previsti

Il sistema mette a disposizione del responsabile della programmazione un controllo che consente di preventivare i costi dell'evento:
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Cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola, il sistema contabilizza automaticamente le ore del personale interno in formazione e dei docenti interni; se nell'anagrafica qualifiche è stato inserito lo standard monetario (costo/orario) (si veda l'anagrafica qualifiche), il sistema calcola anche il valore monetario; il programmatore aggiungerà manualmente gli altri costi quali vitto, alloggio e viaggio, costi organizzativi e infine cliccando nuovamente su Ricava valori e calcola otterrà il Costo totale previsto.

  • Tutti questi dati vengono inviati in automatico mediante ricalcolo automatico alle grandezze del cruscotto aziendale (se l'applicazione è stata acquistata)

Notifica della programmazione

Completate tutte le registrazioni il responsabile della programmazione clicca sul pulsante Genera
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Il sistema in automatico genera un messaggio di posta elettronica inserendo tutti i discenti programmati che dispongono di una e-mail valida e allegandovi il repot di programmazione in pdf generato direttamente da TaleteWeb; un messaggio avvisa che la notifica è stata creata:
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Per la gestione dei messaggi di notifica si veda l'istruzione trasversale Come gestire le notifiche e i messaggi

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Registrazione dell'evento formativo

Questa terza fase si attiva nel momento in cui l'evento è stato effettuato anche indipendentemente dalle fasi precedenti (cioè può essere utilizzato solo per registrare le attività effettuate in modo da alimentare il dossier formativo del lavoratore. Il responsabile della registrazione generalmente è un addetto dell'ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento o il responsabile della richiesta.
Il responsabile della registrazione accede alla maschera selezionando la scheda Registrazione: la maschera è organizzata in due sezioni:

Inserimento Discenti registrati

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Per inserire i discenti che effettivamente hanno partecipato all'evento è possibile procedere in vari modi:

  1. Se è stata eseguita la programmazione dell'evento è possibile recuperare rapidamente i discenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera discenti e appartare le modifiche in funzione delle effettive presenze.
  2. E' possibile inserire il singolo discente manualmente cliccando su Image Added ; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci
  3. Si possono caricare in maniera massiva i discenti effettivi utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l'importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente (questa modalità è consigliata nel caso di un consistente numero di partecipanti).
  • Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Image Added


Attestati e allegati

Il sistema consente di archiviare tutta la documentazione, in qualsiasi formato, riguardante l'evento ed in modo particolare tutto il materiale didattico in formato digitale utilizzato. Con il controllo per eseguire l'upload carica gli allegati: clicca su Sfoglia ricerca sul tuo computer l'allegato selezionalo e quindi clicca su Carica.
Il sistema genera per ogni partecipante un attestato di partecipazione al corso attraverso un modello (file di Word) che può essere personalizzato nel testo escludendo i parametri ripresi automaticamente dall'applicazione. Per scaricare il modello clicca su Scarica il modello, salvalo sul tuo computer, apporta le personalizzazioni e ricaricalo tra gli allegati.
Puoi generare rapidamente un archivio compresso con gli attestati di tutti i partecipanti in formato pdf.
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Verifica e costi

Questa ultima fase si attiva nel momento in cui l'evento è stato effettuato e registrato. Il responsabile della verifica è generalmente è un addetto dell'ufficio formazione e il responsabile della funzione/processo che ha originato il fabbisogno formativo; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell'evento.
Il responsabile della verifica accede alla maschera selezionando la scheda Verifica e costi: la maschera è organizzata in due sezioni:

Costi effettivi

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In funzione dei dati della registrazione cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola con le stesse modalità viste nella programmazione dei costi il sistema calcola il costo effettivamente sostenuto per l'evento formativo

Verifica efficacia

Come prescritto dalle norme ISO 9001 il sistema mette a disposizione una sezione per registrare la verifica dell'efficacia dell'attività formativa
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Il verificatore (generalmente il responsabile del sistema di gestione coinvolto) individua dall'elenco la propria funzione (questo elenco è agganciato alla matrice delle responsabilità), inserisce la propria username e password e Firma dopo aver inserito la data effettiva della verifica dell'efficacia e le evidenze oggettive nell'apposito campo di testo Evidenza efficacia

  • Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Image Added

Con le stesse modalità già viste nelle altre fasi il responsabile della verifica può generare dei messaggi di notifica per comunicare e condivider i dati con le altre funzioni coinvolte nel processo
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Tutti i dati relativi all'evento formativo confluiscono ed alimentano automaticamente il dossier formativo del singolo lavoratore a cui si accede dall'anagrafica Lavoratori dopo aver selezionato quello per il quale si vuole produrre il dossier.

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Reporting

Molto articolato e completo è il sistema di reporting della procedura per la gestione degli eventi formativi; dalla maschera iniziale clicca sul pulsante Image Added si visualizza l'elenco di tutti i possibili Report elenco e di tutti i Report del singolo evento che l'applicazione produce come output. I report elenco sono indipendenti dal singolo evento selezionato, mentre per visualizzare i Report bisogna selezionare prima un evento.
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Si vedano anche le istruzioni relative alle modalità di gestione dei Report elenco e dei Report.

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Menù ATTIVITÀ

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Adempimenti

Una procedura molto importante è quella relativa alla gestione degli Adempimenti; cogenti o volontari; quindi adempimenti derivanti dall'attuazione di norme di legge o dall'attuazione di requisiti relativi a norme volontarie, in modo particolare da adempimenti obbligatori.
Questa applicazione è trasversale a tutto il sistema ed è stata inserita anche nell'applicazione Rischio Clinico, ritenendo che il soddisfacimento di adempimenti di legge siano una prerogativa essenziale, per garantire che una struttura abbia un'adeguata capacità di prevenire rischi di errori/eventi.
Si accede dal menù della gestione proattiva, cliccando sul menù adempimenti.
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Si apre quindi l'interfaccia che permette di selezionare un adempimento già caricato; cliccando nell'elenco a tendina o di gestire un nuovo adempimento;
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In fase di configurazione iniziale, dell'applicazione del sistema TaleteWeb, vengono precaricate una serie di norme e una serie di leggi con i relativi adempimenti più importanti che una qualsiasi struttura, deve rispettare. Ad esempio si possono ricordare gli adempimenti legati alla gestione del Dlgs 196, ovvero la legge relativa alla privacy, oppure tutti gli adempimenti legati all'applicazione del Testo Unico 81, materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro e così via.
Si vuole ricordare che la gestione del rischio clinico si rivolge agli eventi che possono occorrere non solo agli utenti ma anche ai visitatori e soprattutto anche ai lavoratori.
La procedura per inserire un nuovo adempimento è la seguente:
Cliccando sul pulsante Image Added ; naturalmente se la funzione è autorizzata, si va a definire quali sono i campi obbligatori, esempio il nome dell'adempimento.
Una volta inserito il nome dell'adempimento stesso, sotto si può riportare una descrizione più ampia, si associa la norma di riferimento, si associa quindi il sistema di gestione a cui si riferisce ed infine il responsabile dell'adempimento.
Nome AdempimentoResponsabileDescrizione AdempimentoSistema di GestioneNorma di Riferimento Image Added
Il sistema consente inoltre di inserire la data dell'ultima verifica, quindi la data in cui per l'ultima volta l'adempimento è stato ottemperato in maniera positiva, la frequenza, e automaticamente il sistema calcola la scadenza dell'adempimento e il colore del semaforo; verde: positivo, rosso: adempimento scaduto, il sistema ci suggerisce di riprogrammare al più presto perché potremmo andare incontro anche ad una sanzione amministrativa che vedremo in seguito, il sistema stesso ci calcola.
Semaforo verde:
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Semaforo Rosso:
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È possibile, poi, far partire un sistema di notifica dell'adempimento, gestito dal programma TaleteWeb.
Se all'adempimento è associata una sanzione amministrativa a noi nota, possiamo riportare la sanzione in termini di Euro, così come quella penale in termine di mesi di reclusione.
È possibile, al fine dell'ottemperanza all'adempimento stesso, fare associazioni all'adempimento, creando un evento formativo, una riunione, o un'azione correttiva; generandole.
Allert Image Added
Sanzioni
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Associazione Eventi
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All'adempimento è possibile associare dei documenti che possono essere caricati utilizzando la funzionalità per l'upload dei documenti della piattaforma TaleteWeb o correlare documenti già presenti nella piattaforma stessa sulla sezione Modelli e registrazioni:
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Anche per gli adempimenti è possibile gestire le notifiche, ovvero comunicazioni attraverso messaggi di posta elettronica.
Molto importanti sono i Report; nell'esempio riportiamo Report Elenco Adempimenti strutturato molto semplicemente, chiaro ed efficace come sotto illustrato;
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È possibile da questi report eseguire aggregazioni e/o filtri, in maniera tale da poter avere un quadro molto preciso della situazione. Per una struttura sanitaria che voglia avere un altro rating di sicurezza ovvero un'altra capacità di prevenzione di errori, tutti i semafori relativi a tutti gli adempimenti previsti e alle leggi cogenti devono essere di colore verde; quindi è un primo passo molto importante nella gestione proattiva assicurare che tutti gli adempimenti obbligatori siano ottemperati e quindi i responsabili abbiano regolato quanto di loro competenza rendendo il semaforo verde. Si ritiene che per qualsiasi direttore generale o direttore amministrativo questo cruscotto sia estremamente decisivo sia in termini di gestione proattiva del rischio clinico sia in termini di conservare pulita la fedina penale. A tale proposito, essenziale è il report dello scadenziario che si può selezionare direttamente dall'interfaccia principale di questa procedura, insieme al report precedente, dove vengono riportati tutti gli adempimenti che non risultano ottemperati, con i relativi giorni di ritardo e il quadro sanzionatorio penale e amministrativo applicabile laddove questo sia noto e definito.
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Rilevazione degli output non conformi

La prima fase della gestione delle non conformità è relativa alla rilevazione della non conformità. Qualsiasi utente autorizzato può accedere alla maschera per rilevare una non conformità: dal menù Monitoraggio seleziona Rilevazione non conformità accedendo alla seguente interfaccia:
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Il sistema assegna ad ogni nuova non conformità un numero di protocollo progressivo per ogni anno. La prima parte della maschera consente di registrare una serie di dati utili a categorizzare il rilievo/non conformità.
I dati essenziali sono quelli relativi ai campi Data emissione, Emesso da, e Tipo NC. Seleziona nel campo Emesso da la tua funzione digitando parte del tuo nome o della tua funzione organizzativa, quindi associa il tipo selezionandolo dall'elenco Tipo NC in base ai criteri definiti nella procedura del sistema qualità della tua azienda.
Clicca per aprire la mascheraMolti campi sono elenchi a tendina di elementi di diverse anagrafiche; gli utenti autorizzati possono, cliccando sull'etichetta, aprire la maschera per caricare e/o modificare gli elementi stessi, come mostrato di seguito:
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I campi Area Riscontro NC, Area d'impatto, Responsabilità, possono essere, invece, configurati direttamente dall'utente master responsabile, generalmente il quality manager, creando dei tag utilissimi ai fini statistici. Vedi l'istruzione Come configurare una sotto anagrafica aperta
Nel caso di non conformità relative a prodotti, materiali, manufatti ecc., intercettate nella fasi di controllo in accettazione, in process, al collaudo/controllo finale, indicare gli estremi della fornitura: Fornitore e Ordine e le quantità interessate unitamente all'unità di misura; questi danno saranno ripresi automaticamente dalla funzionalità che consente l'aggiornamento periodico delle qualifiche dei fornitori e andranno ad alimentare automaticamente le grandezze grezze del cruscotto direzionale.
Nella seconda parte della maschera riporta nel campo Descrizione una accurata ma sintetica descrizione della NC, e l'eventuale documentazione (n° disegno, procedura ecc.), quindi indica se hai preso accorgimenti immediati o no, spuntando la relativa casella e riporta, e in caso affermativo scrivi nell'apposito campo quali.
Il sistema ti consente di allegare alla rilevazione della NC più documenti in formato digitale ad esempio un'immagine che identifichi meglio il problema, un file in qualsiasi formato, ecc. Per caricare un allegato clicca sul pulsante Attiva allegati; si attiva il controllo per eseguire l'upload di un documento. Vedi anche l'istruzione Come eseguire l'upload/download di un documento
Infine, clicca sul pulsante in fondo alla maschera Salva e invia. Il sistema genera il report in formato pdf, con la tua firma debole in calce alla sezione della rilevazione, lo allega ad un messaggio di notifica che invia automaticamente a te e alle funzioni configurate con la funzionalità Impostazioni dell'applicazione (vedi anche il paragrafo Impostazioni).

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Controllo degli output non conformi

La metodologia per la gestione delle non conformità adottata dal sistema informatico TaleteWeb segue fedelmente il flusso logico prescritto dalla norma internazionale ISO 9001 al punto 8.2 controllo del prodotto non conforme, attraverso le fasi di rilevazione, trattamento e chiusura.

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Rilevazione non conformità

La rilevazione della non conformità può essere effettuata dalla maschera Rilevazione non conformità o direttamente dalla omonima scheda della maschera Gestione non conformità.

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Gestione non conformità

Alla funzione configurata per ricevere le segnalazioni di NC arriva un messaggio di notifica con allegato il rilievo. Cliccando sul link in fondo alla e-mail accede direttamente alla maschera di gestione della NC. Il quality manager e/o altra funzione autorizzata può accedere alla maschera di gestione della NC oggetto della notifica anche direttamente dall'applicazione: dal menù Monitoraggio, seleziona Gestione non conformità; si apre la seguente interfaccia:
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Dall'elenco a tendina Seleziona la non conformità digita il numero di protocollo riportato nel testo del messaggio di notifica. Si apre direttamente la scheda Trattamento dove è possibile definire e programmare il trattamento stesso seguendo le seguenti istruzioni:

  1. Il campo descrizione, non editabile in questa scheda, riporta la descrizione della NC scritta dal rilevatore.
  2. Nel campo Risoluzione riporta dettagliatamente l'intervento da effettuare per trattare la NC.
  3. Nel campo riferimento, se necessario, riporta eventuali riferimenti o note aggiuntive.
  4. I campi Dettaglio del trattamento e Autorizzazioni, facoltativi, consentono di associare dei tag al trattamento per fini statistici e per categorizzare le modalità del trattamento stesso.
  5. E' indispensabile, invece, riportare la data entro la quale dovrà essere completato il trattamento, la funzione che lo ha deciso e la funzione responsabile dell'attuazione.
  • Il campo data risoluzione sarà compilato dal responsabile dell'attuazione una volta completato il trattamento e non coincide con la chiusura della NC che vedremo nel successivo paragrafo.
  1. Puoi associare alla NC una richiesta di azione correttiva (RAC). Generalmente le procedure aziendali prevedono l'associazione di una azione correttiva alle NC di sistema, scaturite in seguito ad audit, o alle NC critiche. Per generare una RAC devi prima salvare, cliccando sul pulsante Salva, e quindi ti si apre il controllo che ti permette, cliccando sul pulsante Genera azione correlata, di eseguire l'operazione richiesta.

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Cliccando sul numero di protocollo della AC accedi direttamente alla maschera di gestione delle Azioni; vedi il paragrafo Azioni.

  • In alcuni casi il trattamento coincide con l'azione correttiva correlata; in questi casi generata la RAC si seleziona immediatamente la data risoluzione
  1. Per completare la procedura clicca, infine, sul pulsante Genera, alla fine della maschera, per generare la notifica del trattamento. Il sistema predispone un messaggio di notifica allegando automaticamente il pdf, compilato anche nella seconda sezione, con relativa firma elettronica debole della funzione responsabile del trattamento. Il sistema inserisce in automatico tra i destinatari del messaggio e-mail di notifica le funzioni responsabili della decisione e del trattamento.
  2. Nella scheda Notifiche trovi il messaggio generato dal sistema

Clicca inviare il messaggio Image Added
Clicca su Visualizza e modifica se vuoi aggiungere altri destinatari, altrimenti clicca su Invia per spedire il messaggio.

  1. La funzione responsabile della decisione del trattamento, una volta stabilita la data entro la quale dovrà essere completato l'intervento risolutivo, può attivare la funzionalità di notifica del sistema informatico TaleteWeb. Nella scheda Rilevazione, in fondo, si trova il controllo per stabilire le frequenze di allerta e chi deve essere allertato, oltre alle funzioni responsabili della decisione e dell'attuazione, che sono allertate in automatico dal sistema.

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  • Come attivare il sistema di Notifica
  • Come gestire il sistema di Notifiche

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Report non conformità

Il sistema di reporting della procedura di gestione delle non conformità è molto strutturato. Vedi anche l'istruzione Come gestire i Report/elenchi.
Dalla maschera Gestione NC selezionare quella interessata e quindi cliccare sul pulsante Report e infine su Scheda; il sistema genera il report Scheda non conformità
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  1. Puoi esportare il report in vari formati; seleziona il formato nell'elenco a tendina e clicca Export
  2. Puoi fare un'anteprima di stampa cliccando sull'icona della macchina fotografica
  3. Puoi fare una stampa cliccando sull'icona della stampante.
  4. Se il report si compone di più pagine puoi scorrerle cliccando sulle frecce


Puoi accedere al sistema di gestione della reportistica delle non conformità in vari modi:

  1. Dal menù Monitoraggio selezionando Gestione non conformità, clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco.
  2. Dal menù Monitoraggio seleziona Gestione non conformità e quindi Elenco non conformità.
  3. E' possibile rapidamente accedere al sistema di reportistica direttamente dalla homepage dell'applicazione Sistema di gestione per la qualità cliccando su Report quindi espandendo l'elenco Monitoraggio e cliccando su Elenco non conformità

In tutti i casi si apre la seguente interfaccia:
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Spunta le casella interessate per visualizzare nel report le colonne relative a Rilevazione, Trattamento, Chiusura e costi; puoi cliccare più gruppi anche se il report sarà molto fitto. Seleziona l'esercizio e quindi clicca su Aggiorna.
Il sistema genera il report/elenco che puoi personalizzare prima di stamparlo o esportarlo in vari formati; vedi, per le modalità di utilizzo, l'istruzione Come utilizzare i Report/elenchi. Eseguendo i raggruppamenti per colonna il sistema produce automaticamente un chiaro ed efficace diagramma a torta.
Con le stesse modalità del Report Elenco puoi accedere allo Scadenziario non conformità che ti permette di visualizzare tutte le non conformità i cui tempi programmati per il trattamento sono scaduti con i giorni di ritardo.
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Chiusura non conformità

L'ultima fase del processo di gestione delle NC è la chiusura della stessa. Dalla maschera Gestione output non conformi seleziona la scheda Chiusura e costi, oppure accedere direttamente alla maschera Chiusura non conformità dal menù ATTIVITÀ. La chiusura è possibile solo dopo l'inserimento della data di completamento del trattamento da parte dell'incaricato dello stesso. La funzione incaricata della chiusura registrerà negli appositi campi Note di chiusura e Chiusura e valutazione del trattamento le proprie evidenze, quindi selezionerà la data di chiusura e la propria funzione dagli appositi campi. E' possibile registrare i dati per calcolare il costo sostenuto il trattamento della NC: registrare i costi degli eventuali materiali, altri costi (costi esterni), le ore di mano d'opera interna, il costo orario medio standard: il sistema calcola automaticamente il totale. Riportando, infine, il costo unitario degli eventuali prodotti scartati il sistema in funzione delle quantità scartate registrate nella maschera rilevazione, calcola la perdita di valore. Tutti i dati di costo confluiscono in automatico nel cruscotto direzionale per monitorare il costo della non qualità.
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Completate le registrazioni clicca sul pulsante Genera per generare la notifica di chiusura e il pdf con il completamento delle registrazioni nella terza sezione.

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Riunioni

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Gestione programmazione riunione

Vediamo come gestire le Riunioni attraverso le diverse fasi di pianificazione, redazione dei verbali, monitoraggio delle decisioni assunte in sede di Riunioni.
Questa procedura la ritroviamo in diverse applicazioni del sistema di gestione TaleteWeb, essendo una procedura che rientra integralmente delle metodologie per la gestione della comunicazione interna così come prescritto dalla norma ISO 9001:2008.
È altresì un validissimo strumento per i gruppi di miglioramento e per i gruppi di progetto e di lavoro sia all'interno della gestione del Rischio Clinico che all'interno più ampio progetto di miglioramento dell'organizzazione.
Il leader del gruppo o altro utente autorizzato, per accedere alla procedura per la gestione delle Riunioni, dall'applicazione Rischio clinico cliccherà sulla voce di menù Gruppi e sottomenù Riunioni.
Per selezionare una riunione sceglierla dall'elenco a tendina (seleziona la riunione) così come va scelto l'anno della riunione che si va cercare(esercizio).
Altrimenti se si vuole generare una nuova riunione cliccare sul pulsante Nuova.
La procedura per la gestione delle riunioni si sviluppa e si articola in fasi che corrispondono alle schede della maschera.
La prima fase è la Programmazione della riunione; l'utente autorizzato nel programmare una riunione inizia selezionando dall'elenco a tendina con il metodo di ricerca facile l'utente o la funzione organizzativa che convoca la riunione, è possibile categorizzare le riunioni con il tasto Categoria della riunione, è possibile associare alla riunione un sistema di gestione di riferimento sempre scegliendolo dall'elenco che viene proposto.
Quindi si riporterà l'argomento della riunione con l'ordine del giorno della riunione stessa in campo ampio di testo, si indicherà altresì se c'è una periodicità, la data e l'ora della riunione e infine il luogo.
Prima di generare la lista delle funzioni organizzative chiamate a partecipare alla riunione occorre cliccare sul pulsante Salva in modo tale da far generare dal sistema la programmazione fatta.
Si va ora ad inserire manualmente i singoli partecipanti alla riunione programmata; si va quindi ad inserire o un elemento interno che quindi già compare nell'anagrafica dei lavoratori e delle funzioni organizzative oppure un elemento esterno.
Una comodità è caricare una lista di distribuzione delle persone chiamate a partecipare alla riunione caricata a priori.
È importante gestire e monitorare il sistema di alert, possiamo quindi decidere la frequenza degli avvisi, rispetto alla data di convocazione nel campo NOTIFICA AVVISO DI SCADENZA.
Possiamo infine avvisare oltre ai partecipanti già impostati precedentemente, altre funzioni organizzative, soggetti esterni od interni che vogliamo sappiano della riunione in oggetto.
Completato tutti i campi, si clicca sul tasto Genera; il sistema TaleteWeb genera il Pdf, il modulo elettronico, e un messaggio di posta elettronica con l'allegata convocazione della riunione da inviare a tutte le funzioni che dovranno partecipare o che vogliamo siano informate della programmazione della riunione.
Andando sulla scheda Notifiche, vediamo la generazione di quanto esplicato sopra.

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Registrazione riunione

Vediamo come effettuare la registrazione di una riunione.
La funzione organizzativa incaricata della Registrazione, quindi della verbalizzazione, cliccherà sulla scheda Registrazione.
Occorre per prima cosa individuare le funzioni organizzative e le risorse che effettivamente hanno partecipato alla riunione; per far ciò è possibile con una procedura rapida, recuperare le funzioni e le risorse inserite nella programmazione della riunione cliccando semplicemente sul pulsante Recupera;
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Così il sistema duplica l'elenco delle funzioni che sono state inserite nella prima fase. Evidentemente potrebbe verificarsi che non tutte le funzioni convocate partecipino poi effettivamente alla riunione; in questo caso quindi il redattore del verbale provvederà a cancellare cliccando sul simbolo Image Added accanto al nome corrispondente, la risorsa che non è presente alla riunione e potrà altresì viceversa inserire funzioni che non appaiono nell'elenco hanno comunque partecipato cliccando sul simbolo Image Added .
Definite a questo punto le risorse partecipanti il verbalizzante passa ad indicare la data e l'ora di inizio e fine corrette ed effettive della riunione che potrebbero essere state anticipate o posticipate rispetto ai dati programmati inizialmente.
Chiaramente dall'elenco a tendina si andrà a selezionare chi ha verbalizzato (Funzione che redige il verbale).
Il sistema permette per ogni riunione di verbalizzare in merito ai diversi argomenti trattati e discussi; quindi di default il sistema di posiziona su Nuovo argomento, per cui il redattore andrà a compilare tutti i campi richiesti (Titolo dell'argomento, Commenti dei partecipanti, Decisioni assunte a fronte dell'argomento trattato).
Una decisione presuppone che ci sia una funzione organizzativa interna o un elemento esterno che hanno la responsabilità della decisione assunta, quindi si indicherà la funzione organizzativa, dall'elenco a tendina (elemento interno) o come elemento esterno.
Si definirà allora la data Entro la quale la decisione deve essere portata a termine e poi si ultimerà con la data attuazione (quando è stato portato a termine); solo allora il sistema chiuderà il ciclo e toglierà la decisione dallo scadenziario altrimenti il sistema consente prima della scadenza, di attivare il sistema di alert (notifica avviso di scadenza).
Invece, dopo la data di attuazione la decisione andrà nello scadenziario e sarà possibile individuare tutte le decisioni non portate a termine nei temi e nei termini prestabiliti.
Completate tutte le registrazioni si clicca sul pulsante Salva argomento per rendere valide le registrazioni in merito al primo argomento trattato nel corso della riunione.
Per procedere a caricare un nuovo argomento si ripeterà la stessa procedura.
Tutte le decisioni inserite verranno poi elencate nell'indicato a sinistra sotto forma di elenco; ogni argomento è possibile richiamarlo per apportare modifiche o integrarlo.
Per rendere valide le informazioni apportate in qualsiasi scheda della procedura occorre sempre salvare con il tasto di inizio procedura Salva.
Ad ogni riunione possiamo associare n. allegati che possono meglio fornire evidenza degli argomenti trattati utilizzando l'apposito metodo di upload, una volta selezionato il file si clicca sul pulsante Carica.
Completata la registrazione del verbale della riunione il verbalizzante cliccherà sul pulsante Genera in fondo alla maschera per generare una notifica con il relativo Pdf con il verbale delle riunione allegato.
Così il sistema genera un messaggio di posta elettronica che come destinatari ha tutti le funzioni convocate e che hanno partecipato alla riunione.

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Reporting delle riunioni

Il sistema di reporting della procedura Riunioni, è articolato e completo.
Dall'elenco a tendina (Seleziona la riunione) possiamo caricare una riunione fatta in un determinato esercizio selezionandolo dall'apposito campo (Esercizio) e dal pulsante REPORT andare a visualizzare sia la Programmazione della riunione sia la Registrazione della riunione presa in oggetto, ossia il verbale utilizzabile anche per la comunicazione interna.
Dall'interfaccia principale della procedura anche senza caricare nessun elemento è possibile visualizzare alcuni REPORT molto importanti;
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Esempio Scadenziario decisioni, che visualizza tutte le decisioni in ritardo e tutte le decisioni ancora in fase di programmazione; ovviamente è possibile utilizzare tutte le funzionalità degli elenchi Report del sistema TaleteWeb.
È possibile inoltre raggruppare lo scadenziario in funzione del responsabile trascinando la colonna interessata (es. Responsabile) sulla linea grigia sovrastante ed andare a visualizzare tutte le scadenze assegnate raggruppate per ogni singolo Responsabile o funzione organizzativa.
È possibile visualizzare l'elenco di tutte le riunioni programmate con tutte le informazioni riguardanti la programmazione delle stesse.
Oppure l'elenco dei rapporti e quindi delle riunioni effettuate con la possibilità di accedere rapidamente al verbale di ogni singola riunione fatta nell'ambito dell'esercizio (cliccando sul link verbale riunione); oppure cliccando sul numero della riunione si accede direttamente alla maschera di registrazione dei dati della riunione stessa.
Allo stesso modo possiamo accedere allo scadenziario riunioni che ci permette di visualizzare tutte le riunioni ancora da fare che sono state programmate e non state fatte dei termini stabiliti.

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Menù VALUTAZIONI

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Grandezze

La gestione delle grandezze è essenziale per alimentare le istanze indicatori attraverso le formule e gli obiettivi a cui gli indicatori sono associati. Dal menù Direzione seleziona Grandezze; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Le grandezze possono essere inserite e gestite manualmente o in modo automatizzato. Molte applicazioni del sistema informatico TaleteWeb alimentano il cruscotto aziendale e consentono di ricalcolare in modo automatizzato ed in tempo reale batterie di grandezze afferente a vari ambiti e processi.

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Inserimento delle grandezze con ricalcolo manuale

Configurazione della singola grandezza con ricalcolo manuale

E' questa la modalità più semplice ed immediata per configurare rapidamente una grandezza; per ricercare una grandezza già registrata dall'elenco Seleziona la grandezza individua quella desiderata e clicca sul nome per visualizzarla; per creare una nuova grandezza clicca sul pulsante Nuova grandezza: viene visualizzata le seguente interfaccia:
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Assegna un Nome alla grandezza; i campi Tipi di grandezza, Soggetto misurato, Fonte del dato sono elenchi configurati nella fase iniziale dalla maschera Impostazioni del Menù Anagrafiche.

  • Il campo tipo di grandezza è molto importante perché viene utilizzato successivamente nella configurazione della formula dell'istanza indicatore. Generalmente un tipo di grandezza corrisponde ad una famiglia omogenea a cui appartengono più grandezze; ad esempio se configuriamo come tipo di grandezza il valore "non conformità" a questa famiglia apparterranno le grandezze: non conformità totali, non conformità chiuse, non conformità aperte ecc.

Dagli elenchi a tendina Responsabile e Unità operativa di appartenenza seleziona i valori relativi alla grandezza; inserisci le altre informazioni Popolazione ed eventuali Note alla fine clicca sul pulsante Image Added .
A questo punto viene abilitata la sezione che consente di registrare i valori assunti dalla grandezza nei diversi mesi:
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Nella riga del budget (colore azzurro) vanno inseriti, se disponibili, i valori di budget previsti per la grandezza nei diversi mesi; nella riga forecast (colore nero) vanno registrati i valori consuntivi e le riprevisioni; nella maggior parte dei casi basta inserire i valori effettivi assunti dalla grandezza mensilmente o per periodo (riga colore nero). Ad esempio si possono gestire i valori consuntivi della grandezza trimestralmente in questo caso si inserirà il valore cumulato del trimestre nella colonna marzo. La frequenza di inserimento dati ed il mese di partenza vanno inseriti negli appositi campi della sezione Pianificazione. Completata la registrazione dei dati clicca sul pulsante Image Added .
Dopo aver registrato i dati è possibile visualizzare i grafici mensilizzati della grandezza (istogramma e linea) semplicemente cliccando sull'icona Image Added viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Spunta le relative casella per visualizzare i vari tipi di grafico (a barre, di linea) e il tipo grandezza (bidget, forecast o entrambi)

Importazione di insiemi di grandezze con ricalcolo manuale mediante fogli di Excel

Nei casi in cui l'organizzazione disponga già di un cruscotto e quindi gestisca già grandezze ed indicatori con altri sistemi, ad esempio fogli di Excel, è possibile eseguire la configurazione e l'importazione delle grandezze utilizzando un modello di Excel generato dall'applicazione. Vedremo nel paragrafo relativo agli indicatori e agli obiettivi come sarà possibile, in questi casi, migrare complessivamente un intero cruscotto nel sistema TaleteWeb; si veda l'istruzione per le importazioni con fogli di Excel di indicatori e obiettivi.
Dalla maschera iniziale delle grandezze clicca sul pulsante Image Added e quindi su Importazione/esportazione grandezze; viene visualizzata la seguente interfaccia:
Clicca qui per generare il report Image Added
Clicca qui per scaricare il modello di ExcelPer scaricare il modello di Excel per l'importazione dei dati clicca sul pulsante Visualizza; viene visualizzato un report elenco delle grandezze, clicca sull'icona di Excel in alto a destra
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Il sistema genera e apre un file di Excel; è possibile migrare informazioni e dati di insiemi anche numerosi di grandezze, per ogni esercizio, semplicemente copiando ed incollando.
Una volta completata la migrazione salva provvisoriamente il file sul tuo computer (per comodità si consiglia sul desk top); in fondo alla maschera trovi il controllo per importare il file. Clicca sul pulsante Sfoglia e quindi, individuato e selezionato il file, sul pulsante Importa.
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Questa procedura può essere utilizzata anche per aggiornare periodicamente i dati della mensilizzazione delle grandezze. Dalla maschera iniziale applica i filtri delle grandezze che vuoi visualizzare nel report elenco di esportazione e clicca su Visualizza. Il sistema genera il report elenco con i dati registrati fino alla data corrente; puoi esportare gli stessi come visto in precedenza modificare o aggiungere dati e reimportare il file.

  • Attenzione: se non si applicano filtri e sono state già inserite delle grandezze, il sistema le visualizza tutte
  • Per generare un altro report elenco applicando altri filtri, prima cliccare sul pulsante Azzera filtri.

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Inserimento delle grandezze con ricalcolo automatico

Vediamo come configurare il sistema per l'inserimento e la gestione automatica delle grandezze; ovviamente la gestione automatizzata è possibile solo se l'organizzazione utilizza ed alimenta con continuità, con i dati richiesti, altre applicazioni del sistema informatico che inviano gli stessi automaticamente al cruscotto aziendale.

Configurazione della singola grandezza con ricalcolo automatico

Il processo di inserimento iniziale della singola grandezza è uguale a quello della gestione manuale pertanto si rimanda al relativo paragrafo. Dopo aver cliccato sul pulsante Salva le modifiche contrariamente alla procedura precedente non andremo ad inserire i dati della mensilizzazione manualmente ma li faremo generare direttamente dal sistema agganciando la grandezza all'applicazione/processo che la alimenta.
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Nel precedente controllo, all'inserimento manuale di una nuova grandezza, il sistema si posiziona di default su grandezza inserita (ossia con inserimento manuale dei dati e/o mediante modello di Excel. Per agganciare, invece, una grandezza al sistema di calcolo automatico dall'elenco a tendina Inserita o calcolata, seleziona l'area/applicazione fonte dei dati; a cascata selezionata l'area/applicazione il sistema visualizza i processi afferenti alla stessa; seleziona quello relativo alla grandezza e a cascata nell'elenco Grandezza calcolata il sistema propone tutte le grandezze di quello processo. Scegli quella corrispondente alla nuova grandezza.
Completata la selezione clicca su Image Added per completare la procedura ed abilitare i pulsanti per il ricalcolo automatico:
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Cliccando sul pulsante Ricalcola la mensilizzazione il sistema effettua un aggiornamento complessivo di tutti i dati disponibili azzerando le precedenti registrazioni; questa modalità non è consigliata se si gestisce anche il budget e la riprevisione inseriti manualmente, perché in questo caso il sistema ricalcola tutto e quindi azzera anche le registrazioni salvate manualmente;
Cliccando invece sul pulsante Ricalcola fino a e specificando dall'elenco il Mese, il sistema aggiorna solo i dati consuntivi (quindi riga nera) fino al mese specificato, lasciando inalterate le registrazioni manuali del budget e della riprevisione (mesi riga nera successivi a quelli del ricalcolo).
In tutti i casi nel campo Data ultimo ricalcolo il sistema riporta la data in cui è stata fatta l'ultima elaborazione.
Il sistema consente un ricalcolo massivo di tutte le grandezze calcolate automaticamente; nella maschera iniziale del menù Grandezze è presente la seguente interfaccia:
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Le stesse considerazione fatte precedentemente per la singola grandezza valgono in maniera massiva per tutte le grandezze gestite automaticamente:
Pertanto cliccando su Ricalcola tutte le grandezze il sistema rielabora tutti i dati e azzera tutte le eventuali registrazioni manuali; cliccando su Ricalcola tutte le grandezze fino a e il Mese il sistema elabora i dati a consuntivo fino al mese indicato e mantiene le eventuali registrazioni manuali. Cliccando su Ricalcola grandezze scadute il sistema ricalcola i dati in funzione della pianificazione (mese iniziale e frequenza) fatta in sede di configurazione iniziale.

Configurazione di insiemi di grandezza con ricalcolo automatico

Anche in questo caso è possibile nella fase di configurazione iniziale operare simultaneamente su insiemi di grandezze con ricalcolo automatico.
Dalla maschera iniziale del menù Grandezze clicca sul pulsante Image Added e quindi su grandezze calcolate: puoi applicare i filtri corrispondenti all'area/applicazione, ai processi, per visualizzare le relative grandezze gestite automaticamente. Dopo aver applicato i filtri clicca sul pulsante Image Added :
Spunta e seleziona per la generazione Image Added
Viene visualizzato un report elenco con le grandezze ricalcolate in automatico dalle diverse applicazioni/processi; seleziona, spuntando la casella relativa, quelle che vuoi generare nel cruscotto aziendale e alla fine clicca sul pulsante Image Added alla fine del report elenco. Talete web genera in automatico tutte le grandezze selezionate.

Reportistica

Oltre ai report elenco già visti per l'importazione/esportazione con modello di Excel e la configurazione massiva delle grandezze con ricalcolo automatico, il sistema mette a disposizione altri report: dalla maschera principale del menù Grandezze clicca su Image Added e quindi su Elenco mensilizzazioni; applica i filtri e quindi clicca sul pulsante Image Added per generare il report elenco delle mensilizzazioni richieste. Allo stesso modo puoi generare un elenco completo di tutte le grandezze gestite. Per l'utilizzo dei report elenchi di TaleteWeb vedi anche l'istruzione Come gestire i report elenchi.
Puoi accedere a report anche direttamente dalla home page dell'applicazione attraverso Cruscotto aziendale attraverso i link per l'accesso rapido ai report:
Clicca per attivare il link al report mensilizzazioni Image Added

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Formule

Inserimento manuale di una singola formula

Una formula rappresenta un tipo di calcolo, effettuato su Grandezze di determinate tipologie, al fine di determinare il valore di un Indicatore. L'Indicatore viene dunque calcolato applicando una formula a delle Grandezze la cui tipologia corrisponde a quella indicata nella formula. Uno o più Indicatori vengono utilizzati per misurare quantitativamente il raggiungimento di un determinato Obiettivo. Vediamo come inserire manualmente le Formule.
Dal menù Direzione clicca su Formule; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Per visualizzare una formula già inserita clicca sull'elenco a tendina Seleziona la formula e attiva la ricerca digitando alcune lettere della formula stessa. Per inserire una nuova formula clicca sul pulsante Nuovo.
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Assegna alla formula un Nome ed un Codice. Generalmente il nome della formula è lo stesso dell'indicatore cui la formula sottende.
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Attiva la prima scheda Descrizione e riporta:

  1. Una sintetica descrizione dell'algoritmo utilizzato
  2. La direzione del miglioramento, spuntando la casella Aumento se si vuole massimizzare il valore o la casella Diminuzione se si vuole minimizzare il valore; questa informazione è indispensabile per visualizzare graficamente il raggiungimento o meno di un obiettivo
  3. Il tipo di misura e il Dominio della misura scegliendoli nei rispettivi elenchi a tendina
  4. Riporta anche nel campo Bibliografia i riferimenti alla letteratura al quadro normativo

Attiva la scheda Calcolo:
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Scegli la formula tra quelle possibili spuntando il Tipo di calcolo; seleziona per le grandezze interessate (X; Y; Z), dai rispettivi elenchi, il Tipo grandezza e spunta eventualmente se una grandezza deve essere calcolata dall'Esercizio Precedente rispetto a quello corrente (questo avviene frequentemente nelle formule X-Y/Z per calcolare la variazione percentuale di una grandezza in due esercizi consecutivi).
Il sistema, in funzione dei dati registrati per le grandezze oggetto di calcolo, consente di determinare il valore assunto dalla formula a seconda che si vogliano utilizzare i valori: Budget, Forecast, Actual budget, Actual Forecast assunti dalle grandezze.

  • Il valore budget di una grandezza è la somma di tutti i mesi dell'esercizio della riga previsionale (riga azzurra)
  • Il valore Forecast di una grandezza è la somma di tutti i mesi dell'esercizio della riga riprevisione (riga nera)
  • Il valore Actual Budget è la somma di tutti i mesi fino a quello attuale della riga previsionale (riga azzurra)
  • Il valore Actual Forecast è la somma di tutti i mesi fino a quello attuale della riga riprevisione (riga nera) quindi il vero consunto.

Si può decidere in sede di configurazione iniziale, ad esempio se non si dispone dei dati previsionali, di attivare solo il calcolo dalla formula per il Calcolo valore riprevisto e Calcolo valore Actual Forecast; per far ciò basta spuntare le casella Valore nullo in corrispondenza dei valori delle formule che si desidera non calcolare, nell'esempio Calcolo valore iniziale e Calcolo valore actual budget.
Tipicamente il sistema viene utilizzato in maniera completa per le grandezze di tipo economico derivanti dalla gestione del cosiddetto budget flessibile. Nella maggio parte dei casi viene utilizzato unicamente il Calcolo valore riprevisto che include anche il valore consuntivo impostando come mese di ricalcolo quello corrente.

  • Attenzione: prima di completare le operazioni ricordati di cliccare sul pulsante Salva per validare definitivamente i dati inseriti

Puoi visualizzare un report elenco di tutte le formule inserite; dalla maschera iniziale clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco. Viene visualizzato il report elenco che puoi gestire e personalizzare a tuo piacere (si veda l'istruzione Come gestire un report elenco)

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Schede indicatore

La procedura illustrata in questo paragrafo rappresenta una modalità molto più veloce per inserire direttamente tutti i dati e le informazioni necessari ad elaborare un indicatore ed associarlo ad un obiettivo. Questa modalità, molto più rapida per configurare rapidamente il cruscotto aziendale, al momento, non consente alcune funzionalità rispetto a quelle viste nei paragrafi Grandezze, Formule, Obiettivi. In particolare nel calcolo delle formule non consente di gestire i valori previsionali (budget), ma solo i valori consuntivi. Inoltre non consente di calcolare formule con grandezze relative ad esercizi differenti.

Inserimento manuale di un singolo indicatore

Dal menù Direzione clicca su Schede indicatori; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Per visualizzare un indicatore già inserito clicca sull'elenco a tendina Seleziona l'indicatore; per inserire un nuovo indicatore clicca sul pulsante Nuovo:
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In Organizzazione di appartenenza viene visualizzata in automatico l'organizzazione figlia a cui si riferisce l'indicatore e funziona solo nella modalità multi organizzazione.
Il nome dell'indicatore è un campo obbligatorio; inserisci le altre informazioni richieste:

  • Area applicabile
  • Obiettivo da raggiungere
  • Tolleranza
  • Standard di riferimento
  • Spunta la casella se calcolo in percentuale

Alla fine clicca su Salva. La procedura è articolata in una successione di schede. La prima attivata di default è la scheda Obiettivo
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Se l'indicatore è associato ad un obiettivo già caricato selezionalo dall'elenco Obiettivo, altrimenti clicca sul pulsante Nuovo obiettivo; vengono abilitati tutti i campi sottostanti che consentono di registrare le informazioni del nuovo obiettivo ed in particolare:

  • Sistema di gestione di riferimento
  • Responsabile del risultato
  • Processo afferente all'indicatore

Se clicca sul pulsante Salva; un avviso ti indica di passare alla fase successiva che è quella della definizione della formula:
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  • Attenzione: i dati non vengono salvati fino a quando non si è completata tutta la procedura

Seleziona la scheda Formula:
Se l'indicatore è associato ad una formula già caricata selezionala dall'elenco Formula, altrimenti clicca sul pulsante Nuova formula; vengono abilitati tutti i campi sottostanti che consentono di registrare le informazioni della nuova formula ed in particolare:

  • il Nome ed eventuale Codice
  • Tipo di misura e Dominio della misura
  • Una sintetica descrizione dell'algoritmo utilizzato
  • La bibliografia con i i riferimenti alla letteratura al quadro normativo

Riporta la direzione del miglioramento, spuntando la casella Aumento se si vuole massimizzare il valore o la casella Diminuzione se si vuole minimizzare il valore; questa informazione è indispensabile per visualizzare graficamente il raggiungimento o meno di un obiettivo
Spunta il tipo di calcolo percentuale, rapporto, variabile continua. Dagli elenchi a tendina corrispondenti seleziona un tipo per le diverse grandezze utilizzate nella formula.
Seleziona la scheda Grandezza x
Se l'indicatore è associato ad una grandezza X già caricata selezionala dall'elenco Grandezza X, altrimenti clicca sul pulsante Nuova grandezza X; vengono abilitati tutti i campi sottostanti che consentono di registrare le informazioni della nuova grandezza
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  • Se si genera una nuova grandezza da questa maschera è possibile gestire solo grandezze con inserimento manuale dei dati e non ricalcolate in automatico. Se si vuole invece comunque gestire una grandezza con ricalcolo automatico bisogna inserirla utilizzando la maschera Grandezze, come visto nel rispettivo paragrafo, e poi selezionarla dall'elenco a tendina Grandezza X.

Inserisci tutti i campi che definiscono la nuova grandezza ed i dati mensilizzati della stessa. Se si seleziona una grandezza con ricalcolo automatico la griglia per l'inserimento dei dati rimane disattivata
Seleziona la scheda Grandezza Y e (Z)
Per le grandezze Y e Z (attiva solo nel caso del tipo calcolo percentuale), valgono le stesse identiche istruzioni viste per la grandezza X.
Completate tutte le registrazioni clicca sul pulsante Salva un avviso di colore verde ti segnala che il salvataggio è avvenuto in modo corretto.

Firme della scheda indicatore

Una volta salvato è possibile procedere alle firme di validazione, della scheda indicatore, da parte delle funzioni organizzative preposte:
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Il sistema consente la firma da parte delle funzioni responsabili del:

  • Processo
  • Unità operativa/reparto
  • Responsabile indicatore

Per firmare, una volta individuato dai rispettivi elenchi a tendina i responsabili, il sistema visualizza i campi dove ognuno inserirà username e password e cliccherà sul pulsante Firma

Visualizzazione e Stampa del report scheda indicatore

Dalla maschera iniziale del menù Scheda Indicatore dopo aver selezionato dall'elenco a tendina l'indicatore interessato, clicca sul pulsante Image Added e quindi su Report. Viene visualizzata, con il sistema di reportistica di TaleteWeb, la scheda indicatore che è possibile esportare in qualsiasi formato e stampare.

Report elenco

Il sistema mette a disposizione un Report elenco molto completo di tutti gli indicatori. Dalla maschera iniziale del menù Scheda Indicatore clicca sul pulsante Image Added e quindi su Elenco: viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Come altri report elenchi del sistema TaleteWeb anche questo consente all'utente di scegliere i gruppi di colonna da visualizzare per non avere un report elenco molto fitto e poco chiaro. Si ricorda che tutti i report elenchi del sistema TaleteWeb consentono un'ampia personalizzazione da parte dell'utente (si veda a tale proposito l'istruzione Come utilizzare i report elenchi)
Il report è interattivo ed è possibile per ogni indicatore applicare link che aprono le maschere relative. E' così possibile, attraverso il report elenco, avere accesso rapido ed immediato a tutte le procedure di gestione del cruscotto aziendale
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Cliccando su Modifica ad esempio accedi alle maschere dell'indicatore; cliccando su Report si apre direttamente la scheda report dell'indicatore ecc.

  • Tutti i dati del cruscotto aziendale caricati con questo metodo delle schede indicatori confluiscono comunque nelle maschere del metodo tradizionale: Grandezze, Formule, Obiettivi. Pertanto è possibile accedere a tutta la reportistica relativa con i metodo visti negli altri paragrafi

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Inserimento rapido del cruscotto aziendale mediante modello di Excel

Il sistema TaleteWeb mette a disposizione una modalità per migrare rapidamente con un modello di Excel tutti i dati e le informazione del cruscotto aziendale già gestito dall'organizzazione utente.
Per accedere al modello d'importazione dal menù anagrafiche clicca su Impostazioni e quindi seleziona la scheda Importazioni:
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Clicca su Scarica il modello per l'importazione; salva provvisoriamente il file modello di Excel sul tuo computer (consigliato su desk top). Esegui la migrazione dei dati relativi ai vari obiettivi/indicatori copiandoli da altri sistemi. Per alcune colonne devi utilizzare i valori riportati nella leggenda. Assicurati che le tassonomie utilizzate siano omogenee (ad esempio che lo stesso processo si chiami sempre allo stesso modo utilizzando anche in questo caso la funzione copia e incolla).
Quando ai completato la migrazione di tutti i dati esegui l'importazione del file modello cliccando su Sfoglia e quindi dopo aver selezionato il file su Importa.
Tutte le schede indicatori si popolano automaticamente in quanto il sistema si sostituisce al lavoro manuale visto nei paragrafi precedenti.

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Utilizzo del Cruscotto Aziendale nelle Aziende multi-organizzazione

Il sistema TaleteWeb come più volte ripetuto è ideale per le organizzazioni complesse tipo ASL, AO ecc. che vengono gestite con una logica multi-organizzazione. In sostanza oltre all'organizzazione "madre" si creano tante organizzazioni "figlie" per quante sono le articolazioni organizzative (UOC) costituenti l'Azienda.
I dati relativi al cruscotto aziendale ed in modo particolare quelli che riguardano le istanze indicatori vengono letti in modo bidirezionale. La madre legge tutti gli indicatori e relative grandezze create dalla UOC figlia. La singola UOC figlia legge i dati creati dalla madre associati alla UOC stessa. Questa modalità consente una condivisione dei dati massima e una comunicazione interna molto efficace determinate per la migliore gestione del PIMO (Piano Integrato per il Miglioramento delle organizzazioni).
Per le grandezze con dati inseriti dove la fonte è delocalizzata nella singola UOC sarà una funzione responsabile della organizzazione figlia a registrare alle frequenze prestabilite i dati. Il sistema li elabora in tempo reale e restituisce i dati elaborati come visto nei capitoli precedenti.

  • Per configurare il sistema in modalità multi-organizzazione l'Azienda deve aver acquistato apposita licenza

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Misurazione processi - progettazione

La procedura Misurazione processi può essere utilizzata sia come supporto al processo di auditing interno, come visto nel paragrafo Rapporto audit, sia come strumento di valutazione e misurazione della conformità di un processo a determinati requisiti. Per tutti i casi è indispensabile prima di tutto progettare le checklist di valutazione e misurazione.
Per progettare e/o modificare una checklist di valutazione e misurazione dal Menù Monitoraggio seleziona la voce Misurazione processi – Progettazione; si apre la seguente interfaccia:
Clicca qui per progettare una nuova checklist dopo aver selezionato il processo Image Added
Prima di eseguire qualsiasi operazione è necessario, dall'elenco a tendina Filtro processo, selezionare il processo o sotto processo a cui collegare la checklist che si vuole progettare o modificare.
Una volta selezionato il processo il sistema carica nell'elenco Seleziona la checklist le checklist già progettate ed è possibile selezionare quella desiderata per caricarla e modificarla.
Se si vuole, invece, progettare una nuova checklist, una volta selezionato il processo clicca sul pulsante Nuovo e viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Nell'esempio si vuole progettare una nuova checklist agganciata al processo "gestione acquisti"; nel campo Nome associare un nome alla checklist (max 50 caratteri), la Data (il sistema si posiziona di default sulla data corrente) e dall'elenco a tendina Progettista selezionare la funzione responsabile della progettazione. Per salvare le registrazioni fatte clicca sul pulsante Salva.

  • Attenzione i campi con l'asterisco (star) sono obbligatori; se non compilati il sistema non consente di proseguire.

Ci sono tre modalità che consentono il caricamento dei requisiti:

  1. Caricamento manuale
  2. Caricamento mediante modello di Excel
  3. Caricamento da libreria TaleteWeb

Caricamento manuale

Prima di iniziare la registrazione è necessario salvare; si apre la seguente interfaccia:
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Clicca su Image Added ; si apre la seguente interfaccia:
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E' possibile assegnare ad ogni requisito un Codice e una Categoria/Sezione per raggrupparli in gruppi omogenei. Digita il requisito nel campo Requisito; tipicamente nelle checklist i requisiti sono posti sotto forma interrogativa quindi la frase termina con un punto interrogativo

  • Se si dispone del nome del requisito in un formato di testo digitale è possibile fare il classico copia e incolla (oppure control C e control V sulla tastiera)
  • Le checklist elettroniche gestite da TaleteWeb consentono di calcolare un indicatore di conformità del processo attraverso un algoritmo che assegna un punteggio alle diverse risposte e moltiplica questo punteggio per il Peso attribuito al Requisito. Il peso è un valore numerico che va da min 1 a max 10 e indica, in modo crescente, l'importanza/criticità del requisito ai fini della performance complessiva del processo.

Nei campi Risposta (1,2,3) puoi digitare il testo da associare alle risposte

  • Attenzione la risposta 1 è quella che assume il valore negativo (nessuna rispondenza al requisito), la risposta 2 assume un valore intermedio (rispondenza parziale al requisito), la risposta 3 assume il valore positivo (totale rispondenza al requisito). Un set di risposta di esempio potrebbe essere R1= no; R2= in parte; R3= si

Completate le risposte clicca su Inserisci per validare la registrazione e ripeti il ciclo per inserire gli altri requisiti.

Caricamento mediante modello di Excel

Dalla seguente interfaccia, che si apre una volta salvato, clicca su Scarica il modello per l'importazione
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Il sistema ti consente di scaricare e salvare sul tuo computer un modello costituito da un file di Excel che riporta esattamente i valori da inserire nella checklist. Questa funzionalità ti consente di registrare sul modello di Excel, copiandole da altre fonti, grandi quantità di dati simultaneamente.
Completato il modello (che per comodità conviene salvare sul proprio desk top) clicca sul pulsante Sfoglia, individua il file sul tuo computer selezionalo cliccando sull'interfaccia Apri e quindi clicca sul pulsante Importa. In pochi secondi TaleteWeb carica tutti i dati sostituendosi all'operazione manuale vista in precedenza; un messaggio avvisa quando il sistema ha completato con successo l'operazione di importazione.
Il sistema mette a disposizione il controllo per esportare una checklist già caricata; una volta visualizzata la checklist clicca sul pulsante Esporta si apre l'interfaccia che ti consente di salvare il file con estensione .xlsx sul tuo PC. Questa funzionalità è molto comoda per eseguire modifiche radicali ad una checklist progettata in precedenza o per utilizzarla come modello di base per un altro processo similare per il quale si possono applicare gli stessi requisiti in tutto o in parte.

Caricamento da libreria TaleteWeb

TaleteWeb sia nella versione cloud (SaaS) che nella versione con installazione su server client consente di gestire delle librerie generali, dove possono essere archiviate delle checklist tipiche dei diversi processi. Nella versione cloud le librerie sono aggiornate costantemente da consulenti del progetto TaleteWeb e i clienti che utilizzano le applicazioni in diritto d'uso possono importare automaticamente le checklist di interesse utilizzandole così come sono o modificandole in funzione delle proprie esigenze.
Nel caso di installazioni su server del cliente le librerie vengono caricate solo se espressamente richieste e/o contemplate dagli accordi commerciali (ricordiamo che le librerie esprimono contenuti ad alto valore aggiunto che rappresentano un patrimonio culturale del progetto TaleteWeb). In ogni caso l'azienda cliente, soprattutto se trattasi di organizzazione molto complessa e ramificata, può nel tempo costruirsi le proprie librerie. Si veda a tale proposito la procedura Gestione delle librerie di TaleteWeb

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Misurazione processi - Inserimento

Per l'inserimento di una valutazione/misurazione di un processo si veda il paragrafo Misurazioni del capitolo Rapporto di audit. E' possibile effettuare una valutazione indipendentemente da un audit, ma con le stesse identiche funzionalità.
Per accedere alla maschera dal menù Monitoraggio seleziona Misurazione processi - Inserimento.

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Audit interni - Pianificazione

La procedura è finalizzata alla gestione (pianificazione, realizzazione e monitoraggio) degli audit interni (di prima parte) realizzati in conformità, in particolare, alle prescrizioni della norma ISO 9001. Le funzionalità risultano molto efficaci anche per gli audit eseguiti in autovalutazione dai responsabili di unità operative complesse o di processi molto strutturati. Si rimanda anche alla procedura per la Misurazione dei processi.
Per accedere alla maschera per la pianificazione degli audit interni dal menù Monitoraggio clicca su Pianifica audit; si accede alla seguente interfaccia:
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  1. Per selezionare un piano già presente in anagrafica clicca sulla finestra Seleziona il piano e una volta individuato quello desiderato cliccarci sopra per caricarlo. E' possibile accedere anche a piani di esercizi precedenti selezionando sull'elenco a tendina l'anno desiderato;
  2. Per inserire un nuovo piano clicca sul pulsante Nuovo piano;
  3. Per accedere all'elenco dei piani relativi all'esercizio selezionato clicca sul pulsante Report e quindi su Visualizza Elenco

Inserimento di un nuovo piano

Clicca sul pulsante Nuovo Piano; si apre la seguente maschera:
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Il sistema si posiziona sulla prima scheda Piano e assegna un numero di protocollo automatico al piano, composto da un numero progressi e l'esercizio. Di default viene caricato l'esercizio corrente. Inserisci il nel campo di testo Periodo il periodo a cui si riferisce il piano; il sistema punta in automatico la casella Qualità. Dall'elenco a tendina Funzione Emittente seleziona la funzione che emette il piano (tipicamente il referente per la qualità) e da quello Funzione Approvante la funzione che lo approva (tipicamente la direzione o il rappresentante della stessa). Le funzioni emittente ed approvante sono definite nella matrice delle responsabilità; si veda a tale proposito l'istruzione correlata per la gestione della Matrice delle responsabilità.

  • Attenzione: è indispensabile definire in sede di configurazione iniziale attraverso la Matrice delle responsabilità quali funzioni hanno i poteri per emettere ed approvare un piano di audit interni. Solo queste funzioni compariranno nei rispettivi elenchi a tendina e potranno eseguire le attività

Immetti la data di emissione del piano nel campo Data immissione e quindi alla fine clicca sul pulsante Salva le modifiche per confermare i dati immessi un messaggio di alert avvisa che l'operazione è andata a buon fine e contestualmente si attivano le altre schede della maschera inizialmente spente.

Audit contenuti nel piano

Clicca qui per gestire gli audit del paino Per eseguire la fase successiva clicca sulla scheda Audit contenuti nel piano
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Si apre la seguente interfaccia:
Clicca qui per salvare Clicca qui per associare un nuovo audit al piano Image Added
Dall'elenco a tendina Seleziona l'audit puoi caricare un audit già associato al piano corrente; per associare al piano corrente un nuovo audit clicca sul pulsante Nuovo audit e registra le seguenti informazioni:

  1. Dall'elenco a tendina Processi e sottoprocessi seleziona il processo o sottoprocesso interessato dall'audit cliccando su rampo dell'albero interessato o espandendo il ramo principale per selezionare un sottoprocesso (si veda l'istruzione correlata Gestione anagrafiche processi);
  2. Quindi inserisci nei rispettivi campi di testo le norme di riferimento e una descrizione dell'audit riportando scopo e finalità;
  3. Inserisci la data prevista per l'audit l'ora di inizio e l'ora di fine.

Clicca alla fine sul pulsante Salva audit per confermare le informazioni. Un segnale si alert avvisa se l'operazione è andata a buon fine ed i dati sono stati correttamente salvati

  • Attenzione è indispensabile associare un audit ad un processo o ad un sottoprocesso; se non lo si fa la salvataggio compare un messaggio di alert che avvisa dell'impossibilità di eseguire il salvataggio

Completata questa fase del "cosa e quando" è possibile passare all'ultima fase con il caricamento delle informazioni relative al "chi".

  • Attenzione se non si completa la fase precedente e si salva non è possibile eseguire quest'ultima fase

E' possibile, a questo punto, inserire il team di valutazione e le funzioni organizzative interessate dall'audit:

  1. Clicca qui per inserire un nuovo membro del teamDalla tabella Team di valutazione clicca su Inserisci per inserire un nuovo membro del team

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Dopo aver cliccato su Inserisci si apre la seguente interfaccia:
Clicca qui per salvare i dati di ogni singolo membro Image Added
I membri del team possono essere interni all'organizzazione o esterni; nel primo caso selezionare dall'elenco a tendina Funzione il componente del team associato alla relativa funzione. Se a far parte del team non è il responsabile della funzione ma un addetto della stessa spuntare la casella Addetti e quindi nell'elenco a tendina Lavoratore selezionare quello desiderato.
Nel caso di un componente esterno spuntare la casella Esterno e attendere che si apre il controllo con il campo dove inerire il relativo nome e cognome.
Per ogni componente del team interno o esterno selezionare il ruolo scegliendolo dal relativo elenco a tendina.
Per salvare i dati di ogni componente del team clicca su Inserisci

  1. Dalla tabella Funzioni oggetto dell'audit clicca su Inserisci per inserire un nuova funzione coinvolta nell'audit. Eseguire le stesse operazioni viste nel punto 1 precedente; è possibile inserire più funzioni interne, addetti delle stesse e/o collaboratori esterni coinvolti nel processo.
  2. E' possibile associare ad ogni singolo audit incluso nel piano corrente i documenti correlati archiviati con l'applicazione Documenti del sistema TaleteWeb. Dalla tabella Documenti correlati clicca su Aggiungi documento; dall'elenco a tendina che viene visualizzato seleziona il documento desiderato digitando alcune lettere del nome dello stesso. Il sistema ricerca tutti i documenti contenenti le lettere digitate, seleziona quello interessato e clicca su Inserisci.

Tutte le informazioni caricate per ogni singolo audit, in sede di pianificazione, saranno recuperate nella fase di registrazione del rapporto di audit (vedi l'istruzione Rapporto audit)

  • Una funzionalità estremamente utile è quella che consente di copiare tutti i dati e le informazioni di ogni singolo piano e i relativi audit in un altro esercizio. Soprattutto nei sistemi di gestione ISO 9001, 14001 ecc., gli audit ai processi rientranti nei campi di applicazione sono ripetitivi, pertanto la funzionalità di copia consente di risparmiare molto tempo. Seleziona, quindi e carica il piano desiderato; nel controllo in fondo alla maschera Copia in altro esercizio, seleziona l'esercizio nel quale si vuole copiare il piano e clicca sul pulsante Copia. Posizionandosi sull'esercizio in cui è stato copiato il piano si può selezionare lo stesso che è stato copiato con tutti i dati e le informazioni comprese le date.

Notifica di un piano

Completate tutte le registrazioni relative ad un piano il sistema TaleteWeb consente di notificarlo automaticamente a tutte le funzioni organizzative e le risorse interessate.
Cliccando sul pulsante Genera notifica in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report del piano in formato pdf. Il software inserisce in automatico, tra i destinatari, tutte le funzioni soggette ad audit e quelle inserite nel team di valutazione. Per i soggetti interni TaleteWeb possiede già la e-mail, per i soggetti esterni è necessario inserire manualmente gli indirizzi e-mail. Per l'utilizzo della procedura di notifica si veda il paragrafo Come gestire il sistema di notifica

Report

E' possibile generare il report relativo ad ogni singolo piano:

  1. Seleziona il piano interessato cliccando su Seleziona il piano
  2. Clicca sul pulsante Report e quindi su Rapporto; puoi esportare il report relativo al piano di audit nel formato desiderato; vedi anche Come gestire i report di TaleteWeb
  3. Per visualizzare l'elenco dei piani di un esercizio, seleziona l'esercizio desiderato e clicca sul pulsante Report e quindi su Visualizza elenco; si veda anche Come gestire i report-elenchi di TaleteWeb


Argomenti correlati

  • Gestione anagrafiche processi
  • Gestione della matrice delle responsabilità
  • Come gestire il sistema di Notifiche
  • Come gestire i report
  • Come gestire i report-elenchi

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Audit interni - Rapporto

Questa procedura consente al team di valutazione di redigere il rapporto d'audit direttamente in formato elettronico e di condividerlo informaticamente con tutte le funzioni interne ed esterne interessate.
Per accedere alla maschera dal menù Monitoraggio seleziona la voce Rapporto audit. Si apre la seguente interfaccia:
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Dall'elenco a tendina Seleziona il piano seleziona il piano interessato nell'ambito dell'esercizio corrente; nell'elenco a tendina Seleziona l'Audit vengono visualizzati automaticamente tutti gli audit associati a quel piano (si ricorda che gli audit associati ad un piano possono andare da 1 a n).
Seleziona quindi l'audit per il quale si deve redigere il rapporto. Si apre la seguente interfaccia:
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Il sistema assegna ad ogni audit un numero di protocollo automatico costituito da un numero progressivo su base esercizio corrente e consente di recuperare, nella fase iniziale, tutti i dati e le informazioni registrate in sede di pianificazione semplicemente cliccando sul pulsante Recupera. I dati iniziali recuperati, ovviamente, possono essere modificati ed aggiornati in funzione dell'effettivo svolgimento dell'audit. Per aggiungere o modificare elementi alle tabelle recuperate, basta cliccare sulle icone con il simbolo Image Added .
Per l'applicazione SGQ il dato nell'elenco Sistema di gestione di riferimento, rimane bloccato su SGQ Qualità e non è modificabile.
Dopo aver aggiornato, se variate, Data, Ora inizio e Ora fine, il Lead auditor procederà a riempire gli altri campi testuali riportando Osservazioni, Note e conclusioni.

  • Attenzione clicca sul pulsante Salva per validare e inviare le informazioni ed i dati immessi; un messaggio ti avviserà del buon esito dell'operazione; in caso contrario i dati potrebbero non essere salvati.

Per ogni audit il Team di valutazione può generare delle non conformità e/o delle raccomandazioni. Per aprire una nuova non conformità, nella tabella Non conformità rilevate, clicca su Image Added . Si apre le seguente interfaccia:
Image Added
Il sistema assegna ad ogni non conformità un numero di protocollo automatico costituito da un progressivo su base esercizio corrente. Nel campo Descrizione sarà descritta sinteticamente la non conformità con le relative evidenze oggettive; l'applicazione consente di associare ad una non conformità un Tipo NC classificandole di default in critiche (rosse), rilevanti (gialle) e minori (verdi). Il significato della classificazione e i criteri sono definiti dall'organizzazione nelle procedure di sistema.
Per l'Esercizio il sistema si posiziona di default su quello corrente, ma la NC potrebbe riferirsi ad altro esercizio (generalmente quello precedente al corrente) in questo caso selezionare l'esercizio nel campo Esercizio.
Sarà cura del team di valutazione indicare la/e norma/e violate riportando nel campo di testo Norma violata, le informazioni necessarie ad indicare esaurientemente le violazioni.
Completata la registrazione della NC per confermare e validare i dati immessi clicca su Inserisci. Viene visualizzata la seguente tabella:
Image Added

  1. Clicca sul simbolo Image Added per eliminare la NC definitivamente (operazione consentita solo al Lead auditor)
  2. Clicca su Modifica per cambiare le informazioni
  3. Clicca su Apri per accedere alla procedura per il trattamento della Non conformità; si veda a tale proposito il paragrafo Gestione delle Non Conformità.

Per aprire una raccomandazione nella tabella Raccomandazioni clicca su Inserisci raccomandazione ed esegui le operazioni di immissione dei dati con le stesse modalità eseguite per le NC.
Il sistema è predisposto per acquisire le firme elettroniche in forma debole dei membri del team e delle funzioni oggetto di audit.
Il Lead auditor terminata la registrazione del rapporto di audit dopo aver letto lo stesso e condiviso quanto rilevato, invita tutti gli interessati ad apporre la firma inserendo la propria username e la propria password nella riga corrispondente alla propria funzione e cliccando sul pulsante Firma.
Inserisci username e password e clicca su firma Image Added
La firma elettronica è possibile solo per gli utenti registrati sulla piattaforma informatica TaleteWeb.

Notifica di un rapporto

Completate tutte le registrazioni relative ad un rapporto di audit il sistema TaleteWeb consente di notificarlo automaticamente a tutte le funzioni organizzative e le risorse interessate.
Cliccando sul pulsante Genera comunicazione in fondo alla maschera, TaleteWeb genera un messaggio di notifica allegando in automatico allo stesso il report del rapporto in formato pdf. Il software inserisce in automatico, tra i destinatari, tutte le funzioni auditate e quelle inserite nel team di valutazione. Per i soggetti interni TaleteWeb possiede già la e-mail, per i soggetti esterni è necessario inserire manualmente gli indirizzi e-mail. Per l'utilizzo della procedura di notifica si veda il paragrafo Come gestire il sistema di notifica

Report

E' possibile generare il report relativo ad ogni singolo rapporto:

  1. Seleziona il piano e l'audit interessato;
  2. Clicca sul pulsante Report e quindi su Rapporto; puoi esportare il report relativo al rapporto di audit nel formato desiderato; vedi anche Come gestire i report di TaleteWeb
  3. Per visualizzare l'elenco dei rapporti di un piano, clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco; seleziona l'esercizio ed il piano desiderato e clicca sul su Visualizza elenco; si veda anche Come gestire i report-elenchi di TaleteWeb.

Misurazioni

Il sistema TaleteWeb mette a disposizione del Team di valutazione, per ogni audit, una o più checklist elettroniche.

  • Per utilizzare questa funzionalità è indispensabile che precedentemente siano state progettate delle checklist elettroniche agganciate al processo oggetto di audit; ricordiamo che tutto il sistema, nella logica ISO 9001, è impostato per processi; si veda il paragrafo Misurazione Processi per progettare le checklist.

Per inserire delle misurazioni elettroniche agganciate all'audit in corso, seleziona la scheda Misurazioni: si apre la seguente interfaccia:
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Il processo oggetto di audit e le checklist associate sono caricate automaticamente. Per attivare le funzionalità della procedura è indispensabile selezionare la funzione che deve eseguire la valutazione che deve essere quella attualmente autenticata: dall'elenco a tendina Funzione valutatrice seleziona quella interessata. A questo punto per eseguire una nuova valutazione clicca sul pulsante Nuova valutazione, per selezionare una valutazione già salvata clicca sull'elenco a tendina Valutazioni, seleziona quella interessata e clicca sul pulsante Visualizza.

Registrazione di una nuova valutazione

Clicca sul pulsante Nuova valutazione: viene visualizzata la checklist che si presenta con la seguente interfaccia
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Spunta il giudizio che ritieni più appropriato al requisito e inserisci nel campo note tutte le evidenze. Completati tutti i requisiti clicca sul pulsante Salva alla fine della maschera.

  • Per tutti i requisiti per i quali il giudizio è "non applicato" o "applicato in parte o con problemi" il sistema propone e genera automaticamente una non conformità che il Lead auditor può confermare e completare o eliminare.

Completata la checklist dopo aver cliccato sul pulsante Salva, il sistema genera un indicatore grafico con una valutazione numerica del processo
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Riesame di direzione

L'applicazione SGQ del sistema informatico TaleteWeb mette a disposizione dell'organizzazione una procedura estremamente efficace per la gestione del riesame della direzione, perfettamente conforme alle prescrizioni della norma ISO 9001. L'utilizzo estensivo dell'applicazione consente la produzione automatizzata della maggior parte dei dati di ingresso necessari per la valutazione delle performance del sistema qualità da parte della direzione e la definizione del piano di miglioramento.
Per accedere alla procedura dal menù Direzione seleziona Riesame; viene visualizzata la seguente interfaccia utente:
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Per visualizzare un riesame già registrato, relativo ad un determinato esercizio, dopo aver selezionato l'Esercizio, dall'elenco a tendina Seleziona il riesame
Per registrare il rapporto di un nuovo riesame della direzione clicca sul pulsante Nuovo; la procedura è strutturata secondo la seguente sequenza logica di fasi corrispondenti alle diverse schede:

  • Programmazione (convocazione riunione)
  • Dati d'ingresso (gestione dati d'ingresso)
  • Valutazione (valutazione delle performance dei diversi processi: criticità e miglioramento)
  • Analisi (analisi dati d'ingresso e requisiti: determinazione criticità e opportunità di miglioramento)
  • Dati d'uscita (gestione dati d'uscita: nuovi obiettivi, action plan)
  • Firme (firma elettronica del rapporto)
  • Notifiche (condivisione e comunicazione)

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Programmazione

Appena cliccato sul pulsante Nuovo, di default il sistema si posiziona sulla prima scheda Programmazione visualizzando la seguente interfaccia:
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Il sistema assegna ad ogni riesame un numero di protocollo progressivo su base esercizio; ovviamente il sistema di gestione di riferimento è bloccato su SGQ Qualità. Questa prima fase è finalizzata alla programmazione del riesame e alla convocazione della riunione di riesame. Nel campo Data registra data e ora di inizio prevista per la riunione di riesame; quindi seleziona dall'elenco Funzione convocante la funzione responsabile della convocazione della riunione (tipicamente il rappresentante della direzione per la qualità), il Luogo dove di terrà la riunione e nel campo di testo Argomento riporta una breve sintesi dell'oggetto della riunione, dello scopo e degli argomenti che si intendono trattare. Completate queste registrazioni prima di inserire le funzioni partecipanti che si intendono convocare è necessaria cliccare sul pulsante Salva.

Inserimento funzioni partecipanti e notifica convocazione

Dopo aver cliccato sul pulsante Salva si attivano tutte i pulsanti e tutte le schede; il riesame è stato già salvato nel data base. Per inserire il primo partecipante dalla seguente interfaccia clicca su Inserisci
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Viene visualizzata la seguente modalità di inserimento:
Clicca qui per inserire il convocato Image Added
E' possibile convocare una funzione organizzativa scelta dall'elenco a tendina Funzione e/o un lavoratore scelto dall'elenco a tendina Lavoratore; spuntando la casella Addetti dopo aver selezionato una Funzione, il sistema visualizza nell'elenco Lavoratore gli addetti della funzione selezionata ovviamente se previsti in sede di configurazione iniziale. Dopo avere selezionato un convocato con uno dei metodi precedenti, per caricarlo clicca su Inserisci.
Per convocare un soggetto esterno spunta la casella Esterno, inserisci nell'interfaccia che si apre il nome e l'indirizzo e-mail e anche in questo caso clicca sul pulsante Inserisci
Completato il caricamento dei convocati, clicca sul pulsante Genera notifica. Il sistema crea in automatico un messaggio di notifica e il report di convocazione in pdf che allega al messaggio di posta elettronica.
Cliccando sulla scheda Notifiche, infatti, viene visualizzato il messaggio creato:
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Per completare o modificare il messaggio generato in automatico clicca su visualizza e modifica e segui l'istruzione Come gestire un messaggio di notifica. Infine clicca su Invia per far partire la e-mail.
Il report di convocazione lo puoi visualizzare cliccando sul file presente nella colonna Allegati

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Dati d'ingresso

La fase di caricamento dei dati di ingresso è sicuramente la più importante e la più delicata di tutto il processo di riesame della direzione. Tipicamente questa attività è condotta dal rappresentante della direzione per la qualità/responsabile qualità.
TaleteWeb consente di configurare, per ogni riesame, i dati di ingresso scegliendoli da un elenco fisso messo a disposizione dall'applicazione e associare agli stessi file dati, in qualunque formato, importati dall'esterno e/o link ai report prodotti dalle diverse procedure del sistema TaleteWeb. Soprattutto quest'ultima possibilità consente di gestire i dati di ingresso in tempo reale evitandole lunghe e costose fasi di raccolta ed elaborazione di dati tipiche dei sistemi qualità gestiti in modo cartaceo.
E' possibile, oltre all'elenco fisso di dati d'ingresso fornito dall'applicazione, configurare un elenco di dati di ingresso personalizzati: dal menù Anagrafiche, seleziona Impostazioni; apri la scheda Dati di ingresso
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Per configurare un nuovo dato d'ingresso personalizzato clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome e quindi clicca su Inserisci. Puoi eliminare o modificare un dato d'ingresso precedentemente inserito.
Per accedere alla maschera per la gestione dei dati d'ingresso, dopo aver eseguito la programmazione, clicca sulla relativa scheda Dati d'ingresso; viene visualizzata la seguente interfaccia utente:
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Per gestire un nuovo dato d'ingresso interno e/o esterno (personalizzato) clicca su Image Added viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Nell'elenco a tendina oppure un collegamento interno trovi un ampio ed esteso elenco di dati d'ingresso tipici dei sistemi di gestione per la qualità tra cui puoi scegliere quelli che ritieni opportuni per la tua organizzazione. Ognuno di questi dati d'ingresso è collegato in maniera automatica ad un link che indirizza al relativo report generato dall'applicazione SGQ del sistema TaleteWeb.
Dall'elenco oppure un collegamento interno seleziona un dato d'ingresso (nell'esempio che segue Statistiche non conformità) e clicca su Inserisci; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Nella colonna Dato d'ingresso viene visualizzato il link Statistiche non conformità, cliccandoci vieni indirizzato al sistema di reporting delle non conformità dell'applicazione (vedi il relativo paragrafo Gestione delle non conformità). Nella colonna File trovi il controllo che ti permette di allegare, caricandoli dal tuo computer, altri eventuali file esterni utili per completare le informazioni necessaria alla direzione per le fasi di valutazione del processo/requisito. E' possibile anche, per ogni dato d'ingresso, aggiungere documenti archiviati nel sistema documentale della piattaforma TaleteWeb (ad esempio una procedura). Per far ciò clicca su Image Added nel controllo Documenti correlati ed esegui la ricerca del documento desiderato digitando alcuni caratteri del nome del documento, quindi una volta individuato selezionalo e clicca su Inserisci. La direzione avrà così a disposizione tutte le informazioni, i reports e d i documenti necessari per eseguire la valutazione e l'analisi.
Si possono caricare anche dati d'ingresso personalizzati configurati come visto in precedenza. Ovviamente in questo caso sarà possibile allegare solo file dati esterni. Dall'elenco a tendina Seleziona dato d'ingresso esterno… individua quello desiderato selezionalo e clicca su Inserisci. Allega file e documenti correlati come visto in precedenza.

  • La configurazione dei dati d'ingresso effettuata per un riesame della direzione può essere copiata/duplicata in un altro riesame utilizzando la funzionalità Copia nell'esercizio che consente di duplicare tutte le configurazioni del riesame corrente in un altro riesame anche in un diverso esercizio

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Seleziona l'esercizio in cui vuoi copiare/duplicare il riesame e clicca sul pulsante Copia. Tutte le configurazioni e le informazioni saranno copiate in un riesame generato nell'esercizio scelto. Questa funzionalità è estremamente utile per semplificare le operazioni di configurazione e partire da un modello che generalmente corrisponde al riesame del periodo precedente ed aggiornarlo e modificarlo.

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Valutazione

In questa parte la direzione, sulla base dei dati d'ingresso, esegue la valutazione delle performance dei diversi processi individuando le criticità e le opportunità di miglioramento.
Per accedere seleziona la scheda Valutazione; viene visualizzata la seguente interfaccia iniziale:
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La valutazione è finalizzata a valutare le performance di un processo. Dall'elenco a tendina Seleziona il processo ricerca e carica un processo già salvato; per inserire un nuovo processo clicca sul pulsante Nuovo e quindi dall'elenco Processo seleziona, dalla struttura ad albero, il processo o il sotto processo per il quale si vuole eseguire la valutazione. Vedi anche l'istruzione per gestire l'anagrafica Processi.

  1. Seleziona un processo, nell'esempio il processo Gestione miglioramento e quindi
  2. Cliccare sul pulsante Salva per validare la scelta
  3. Il sistema visualizza automaticamente l'ultimo audit interno eseguito associato a questo processo (nell'esempio 002/2014 Gestione miglioramento); cliccando sul link Ultimo Audit si accede direttamente alla maschera relativa all'Audit in questione.
  1. Clicca qui per accedere all'audit# Seleziona il processo# Clicca qui per salvare Image Added
    La direzione ha così la possibilità di valutare e analizzare le risultanze dell'audit interno al processo le eventuali non conformità, raccomandazioni e azioni correttive/preventive scaturite.
    Il sistema mette a disposizione della direzione, nella fase di valutazione del processo, altri strumenti di misurazione e monitoraggio riportati nel seguito.

    Dati d'ingresso del processo selezionato

    E' possibile associare al processo selezionato i dati d'ingresso specifici dello stesso:
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    Clicca su Inserisci seleziona nell'elenco il dato d'ingresso da associare al processo e quindi clicca su Inserisci; il sistema genera un link al dato d'ingresso.

    Misurazioni del processo

    E' possibile, attraverso questo controllo, associare al processo in esame le eventuali misurazioni del processo stesso effettuate con le checklist pesate (si veda a tale proposito il paragrafo Misurazione processi)
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    Clicca su Inserisci seleziona nell'elenco a tendina la misurazione interessata e clicca su Inserisci; il sistema genera un link alla checklist di misurazione.

    Obiettivi/Indicatori del processo

    Il sistema consente di associare al processo in esame il set di Obiettivi/Indicatori configurato per il processo stesso (si veda a tale proposito il paragrafo Schede indicatori o il manuale d'uso dell'applicazione Cruscotto Direzionale)
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    Dall'elenco a tendina Obiettivo seleziona quello interessato e quindi clicca sul pulsante Inserisci.
    Alla luce degli strumenti di misurazione e monitoraggio visti, la direzione è in grado di analizzare le performance del processo ed esprimere una valutazione qualitativa ed analitica registrando le risultanze attraverso la seguente interfaccia:
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    Spunta le casella , no, in parte, per indicare il livello di raggiungimento degli obiettivi del processo; riporta nel campo Osservazioni/valutazione delle performance una analitica relazione esplicativa formattandola con gli strumenti di editing messi a disposizione.
    Completata l'analisi e la valutazione la direzione può generare e gestire, associate al processo, azioni correttive e/o azioni preventive e di miglioramento (si veda a tale proposito il paragrafo Azioni correttive/preventive):
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    Dall'elenco a tendina Aggiungi seleziona un'azione già registrata da associare al processo e clicca sul pulsante Inserisci, oppure clicca sul pulsante Genera azione correttiva/preventiva per crearne una nuova. In entrambi i casi il sistema visualizzerà il link per accedere alla maschera di gestione della relativa azione.
  • Completato il processo di analisi e valutazione clicca sul pulsante Salva per validare tutti i dati inseriti
  • Attenzione per comodità conviene aprire i link in una nuova scheda; per fare ciò posizionati con il mouse sul link e tasto desto clicca su apri link in una nuova scheda; in alternativa prima di cliccare sul link tieni premuto il tasto control della tastiera.
  • Anche per le valutazioni dei processi tutte le configurazioni possono essere copiate in un altro riesame come visto nel paragrafo precedente

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Analisi

In questa parte la direzione, sulla base dei dati d'ingresso, sulla base della valutazione dei processi, analizza la conformità del sistema di gestione per la qualità ai requisiti normativi e agli obiettivi pianificati.
Per accedere seleziona la scheda Analisi; viene visualizzata la seguente interfaccia iniziale:
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L'analisi è finalizzata a valutare la conformità del Sistema di gestione per la qualità ad un requisito e/o ad un obiettivo pianificato. Dall'elenco a tendina Seleziona il requisito ricerca e carica un requisito già salvato; per inserire l'analisi di un nuovo requisito clicca sul pulsante Nuovo e quindi dall'elenco Requisito seleziona il requisito per il quale si vuole eseguire l'analisi. Se il requisito non è presente e/o nella configurazione iniziale per configurare un requisito clicca sull'etichetta Requisito si apre la seguente interfaccia:
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Clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome del requisito e quindi clicca sul pulsante Inserisci
Per ogni requisito la direzione riporterà una breve descrizione dello stesso, le osservazioni qualitative circa il livello di conformità allo stesso, anche in questo caso può associare al requisito obiettivi/indicatori specifici dello stesso, una valutazione complessiva del raggiungimento degli obiettivi pianificati per il requisito e come per il paragrafo valutazione può generare azioni correttive e/o preventive/miglioramento.

  • Al termine clicca sul pulsante Salva per validare i dati registrati
  • Tutte le configurazione possono essere copiate/duplicate in un altro riesame con le modalità già viste

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Dati di uscita

La fase di caricamento dei dati di uscita rappresenta la sintesi finale del processo di riesame della direzione. TaleteWeb consente di configurare, per ogni riesame, i dati di uscita scegliendoli da un elenco fisso messo a disposizione dall'applicazione e associare agli stessi file dati, in qualunque formato, importati dall'esterno e/o link ai report prodotti dalle diverse procedure del sistema TaleteWeb. E' possibile, oltre all'elenco fisso di dati di uscita fornito dall'applicazione, configurare un elenco di dati di uscita personalizzati: dal menù Anagrafiche, seleziona Impostazioni; apri la scheda Dati di uscita
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Per configurare un nuovo dato d'uscita personalizzato clicca su Inserisci nuovo elemento, digita il nome e quindi clicca su Inserisci. Puoi eliminare o modificare un dato d'ingresso precedentemente inserito.
Per accedere alla maschera per la gestione dei dati di uscita, clicca sulla relativa scheda Dati di uscita; viene visualizzata la seguente interfaccia utente:
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Per gestire un nuovo dato d'uscita interno e/o esterno (personalizzato) clicca su Image Added viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Nell'elenco a tendina oppure un collegamento interno trovi un ampio ed esteso elenco di dati d'uscita tipici dei sistemi di gestione per la qualità tra cui puoi scegliere quelli che ritieni opportuni per la tua organizzazione. Ognuno di questi dati d'uscita è collegato in maniera automatica ad un link che indirizza al relativo report generato dall'applicazione SGQ del sistema TaleteWeb.
Dall'elenco oppure un collegamento interno seleziona un dato d'uscita (nell'esempio che segue Programmazione azioni preventive) e clicca su Inserisci; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Nella colonna Dato d'uscita viene visualizzato il link Programmazione azioni preventive, cliccandoci vieni indirizzato al sistema di reporting delle azioni preventive/miglioramento dell'applicazione (vedi il relativo paragrafo Gestione delle azioni correttive/preventive). Nella colonna File trovi il controllo che ti permette di allegare, caricandoli dal tuo computer, altri eventuali file esterni utili per completare le informazioni necessaria alla direzione per le fasi di valutazione del processo/requisito. E' possibile anche, per ogni dato d'uscita, aggiungere documenti archiviati nel sistema documentale della piattaforma TaleteWeb (ad esempio il documento di politica per la qualità). Per far ciò clicca su Image Added nel controllo Documenti correlati ed esegui la ricerca del documento desiderato digitando alcuni caratteri del nome del documento, quindi una volta individuato selezionalo e clicca su Inserisci.
Si possono caricare anche dati d'uscita personalizzati configurati come visto in precedenza. Ovviamente in questo caso sarà possibile allegare solo file dati esterni. Dall'elenco a tendina Seleziona dato d'uscita esterno… individua quello desiderato selezionalo e clicca su Inserisci. Allega file e documenti correlati come visto in precedenza.

  • La configurazione dei dati d'uscita effettuata per un riesame della direzione può essere copiata/duplicata in un altro riesame utilizzando la funzionalità Copia nell'esercizio che consente di duplicare tutte le configurazioni del riesame corrente in un altro riesame anche in un diverso esercizio

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Seleziona l'esercizio in cui vuoi copiare/duplicare il riesame e clicca sul pulsante Copia. Tutte le configurazioni e le informazioni saranno copiate in un riesame generato nell'esercizio scelto. Questa funzionalità è estremamente utile per semplificare le operazioni di configurazione e partire da un modello che generalmente corrisponde al riesame del periodo precedente ed aggiornarlo e modificarlo.
Completato il riesame la direzione ha la possibilità di firmare elettronicamente lo stesso; nel campo Firma della direzione seleziona la funzione autorizzata alla firma configurata nella matrice delle responsabilità, si apre un interfaccia che chiede alla direzione di digitare la propria username e la propria password; clicca quindi sul pulsante Firma.
Oltre alla direzione il sistema consente di firmare elettronicamente a tutti i partecipanti al riesame configurati nella fase di convocazione. Seleziona la scheda Firme; viene visualizzata la seguente interfaccia:
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Ogni singolo partecipante inserirà username e password e cliccherà su Firma
L'atto conclusivo del processo è la generazione del Rapporto del riesame della direzione e della notifica; clicca sul pulsante Genera notifica in fondo alla maschera Dati d'uscita. Un messaggio avvisa che è stato generato un messaggio di notifica a cui è stato allegato il rapporto di riesame in pdf.
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Per gestire la comunicazione del riesame si veda l'istruzione Gestione delle notifiche. Cliccando sul link nella colonna Allegati si apre il rapporto in pdf.

Report

Per accedere alla reportistica del sistema e visualizzare un rapporto d'audit seleziona dall'elenco a tendina il rapporto desiderato; quindi sul pulsante Image Added seleziona Report; viene visualizzato il rapporto nella modalità report di TaleteWeb; vedi anche l'istruzione Come gestire un report di TaleteWeb
Sempre cliccando sul pulsante Image Added e selezionando Elenco viene visualizzato un report elenco con tutti i riesami gestiti per esercizio

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