Comprensione documenti
Come leggere un documento e rispondere alle domande del questionario allegato su Talete?
Guarda il video tutorial:
Leggi le istruzioni:
Progettazione della check list di comprensione
L'owner del documento accede alla maschera di gestione dal menù DOCUMENTI INTERNI e quindi da Gestione documenti seleziona il documento interessato
Dall'elenco a tendina Seleziona il documento scegli quello interessato e clicca quindi sulla scheda Questionario
Clicca su Inserisci domanda per iniziare a configurare il questionario
Per ogni domanda va inserito il Codice (generalmente numero progressivo tipo "01") per dare l'ordine sequenziale, la Domanda e le Risposte. Le possibili risposte proposte vanno inserite separate da " ; " e solo davanti alla risposta giusta va inserito il simbolo " * " come illustrato nella figura sopra inserita. Le risposte possono essere "n" (minimo 3), la risposta giusta è una sola. Alla fine clicca su Salva per inserire la domanda
Ripeti l'operazione per inserire altre domande
Compilazione del questionario da parte del destinatario
Vediamo come avviene la compilazione del questionario di comprensione da parte di ogni destinatario della distribuzione controllata.
Compilazione contestualmente al ricevimento della e-mail di distribuzione
Per le modalità di gestione della distribuzione in forma controllata di un documento si vedano le relative istruzioni già disponibili on line
Il destinatario riceve la mail/notifica di distribuzione controllata del documento e clicca sul nome del documento (nell'esempio; POS.RC.04-Gestione proattiva eventi avversi.docx)
Si apre un'interfaccia che permette di visualizzare il documento sulla sinistra (con la possibilità di leggerlo o di scaricarlo) e sulla destra viene visualizzato il questionario con la possibilità di compilarlo contestualmente alla lettura cliccando, dopo aver risposto, su Salva. Al salvataggio il sistema visualizza un messaggio di alert che informa sull'esito. In caso negativo si possono riformulare le risposte fino ad avere l'alert positivo
Compilazione successivamente al ricevimento della notifica di distribuzione
In alcune situazione potrebbe rendersi necessario procrastinare i tempi della lettura e quindi la compilazione del questionario. In questo caso l'accesso al questionario può avvenire con questa procedura:
Dalla home page dell'applicazione Documenti l'utente destinatario per accedere alla procedura deve cliccare su Comprensione documenti
Nelle 'elenco a tendina Documento l'utente troverà elencati tutti i documenti collegati ad un questionario di comprensione che gli sono stati notificati e per i quali ancora non ha eseguito i test di comprensione.
Seleziona e clicca su un documento interessato
Viene visualizzata l'interfaccia che abbiamo visto precedentemente, pertanto il procedimento è esattamente lo stesso già visto
Verifica e monitoraggio lettura e comprensione
L'owner del documento o altra funzione autorizzata può verificare e monitorare in qualsiasi momento lo stato della verifica e comprensione dei documenti da parte degli utenti.
Attraverso la distribuzione del documento
Accedi alla distribuzione del documento interessato
Clicca sulla scheda Distribuzione
Verifica qui chi ha letto e compreso
Oppure clicca su Report e quindi su Elenco distribuzione documenti
Inserisci i filtri desiderati come il documento interessato e clicca sul pulsante Visualizza
Puoi verificare il report con tutte le distribuzioni del documento e le informazioni degli utenti che hanno letto e compreso
Attraverso la maschera di gestione del documento
Accedi al documento interessato attraverso la maschera Gestione Documenti, quindi clicca sulla scheda Distribuzione